Propuesta de sistema de flujo de información, para optimizar su distribución y descentralizar la estructura organizacional, en obra de saneamiento

Abstract

Para mejorar el flujo de información entre las personas que dirigen la ejecución de proyectos de construcción, la presente investigación propone un nuevo sistema donde plantea modificar tres puntos principales de la organización: 1) cambiar la estructura organizacional jerárquica y centralizada, en una más horizontal y descentralizada; 2) cambiar la distribución de información transmitida por cadenas de mando y de forma unidireccional, en una generada por reuniones de trabajo y transmitida de forma bidireccional; y 3) modificar la toma de decisiones y la fijación de metas controlada por una persona, en una que es definida por líderes de grupos de trabajos de forma independiente. El sistema propuesto fue aplicado durante la ejecución de obra de un proyecto de recuperación y mejoramiento de sistema de agua potable. Para tal propósito, la investigación consideró primero conocer el estado actual en que se encuentra el proyecto, para lo cual se desarrollaron los siguientes pasos: 1) diagnosticar el proyecto utilizando el software Power Bi, con el objetivo de conocer el rendimiento general de mano de obra, las causas de bajo rendimiento y las ganancias económicas de mano de obra; 2) realizar un análisis de redes sociales utilizando la metodología “Social Network Analysis (SNA)” y el software Gephi para conocer el funcionamiento de la estructura informal e identificar las variables de dinámica social y 3) analizar y definir cuáles son las causas principales que generan el deficiente flujo de información en el proyecto investigado. Luego de evaluar y analizar el proceso constructivo en curso, la investigación determinó que las principales causas del deficiente flujo de información del proyecto fueron: la excesiva centralidad dentro de la organización, gran distanciamiento de poder en la estructura organizacional, transmisión en una sola dirección de la distribución de información, deficiente difusión de la información y poca efectividad que se tiene en el medio de información. Estos factores generaron que el personal obrero espere mucho tiempo antes de comenzar sus actividades o comienzan a ejecutar tomando decisiones fuera de lo planificado, ocasionando que el rendimiento de los trabajadores disminuya y con ello aumente el costo de mano de obra del proyecto. Durante la implementación del sistema propuesto se realizó el análisis de redes sociales y la medición de los rendimientos de mano de obra del proyecto, para comparar e identificar la variación de la productividad y las ganancias del proyecto. Estos datos mostraron el éxito que tiene la implementación del sistema propuesto en el proyecto estudiado. La investigación se desarrolló en 4 puntos principales: 1) metodología de investigación, en este capítulo se mostró los pasos necesarios para lograr el objetivo propuesto; 2) propuesta de sistema de flujo de información, en este capítulo se describió el proyecto estudiado, se realizó un diagnóstico a la obra estudiada y se planteó el sistema de flujo de información; 3) Implementación del sistema propuesto, en este capítulo se aplicó los cambios necesarios para optimizar el flujo de información y generar una estructura organizacional descentralizada; 4) Análisis y discusión de resultados, en este capítulo se mostró los cambios generados en la dinámica social de la organización y rendimientos de los trabajadores, así mismo se mostró una comparación de resultados obtenidos antes y después de la implementación del sistema propuesto.

To improve the flow of information between the people who direct the execution of construction projects, this research proposes a new system where it proposes to modify three main points of the organization: 1) Change the hierarchical and centralized organizational structure, in a more horizontal and decentralized; 2) Change the distribution of information transmitted by chains of command and in a unidirectional way, in one generated by work meetings and transmitted in a bidirectional way; and 3) Change decision making and goal setting controlled by one person, to one that is defined by work group leaders independently. The proposed system was applied during the execution of a project for the recovery and improvement of the drinking water system. For this purpose, the investigation first considered knowing the current state of the project, for which the following steps were developed: 1) Diagnose the project using the Power Bi software, with the aim of knowing the general performance of labor, the causes of poor performance and the economic gains of labor; 2) Carry out an analysis of social networks using the “Social Network Analysis (SNA)“ methodology and the Gephi software to understand the functioning of the informal structure and identify the variables of social dynamics and 3) Analyze and define what are the main causes that they generate the deficient flow of information in the investigated project. After evaluating and analyzing the ongoing construction process, the investigation determined that the main causes of the poor information flow of the project were: excessive centrality within the organization, great distancing of power in the organizational structure, transmission in one direction of the distribution of information, poor dissemination of information and little effectiveness in the information medium. These factors caused the workers to wait a long time before starting their activities or they begin to execute making decisions outside of what was planned, causing the performance of the workers to decrease and thus increase the cost of labor for the project. During the implementation of the proposed system, the analysis of social networks and the measurement of the labor yields of the project were carried out, to compare and identify the variation of the productivity and the profits of the project. These data showed the success of the implementation of the proposed system in the project studied. The research was developed in 4 main points: 1) Research methodology, in this chapter the necessary steps to achieve the proposed objective were shown; 2) Information flow system proposal, in this chapter the studied project was described, a diagnosis was made to the studied work and the information flow system was proposed; 3) Implementation of the proposed system, in this chapter the necessary changes were applied to optimize the flow of information and generate a decentralized organizational structure; 4) Analysis and discussion of results, in this chapter the changes generated in the social dynamics of the organization and the performance of the workers were shown, as well as a comparison of the results obtained before and after the implementation of the proposed system.