Mejoramiento de procesos en el Ministerio Público en el año 2023

Abstract

Este trabajo de suficiencia profesional aplicado está motivado por la necesidad regulatoria en el Ministerio Público (la entidad), el cual se dedica a perseguir el delito y a representar a la sociedad ante los tribunales, para la adopción de un modelo de gestión basado en procesos, según “Norma Técnica N.° 001-2018-SGP” y la filosofía del BPM. A raíz de ello, surge la necesidad de la actividad profesional de contratar diversos profesionales especializados en el campo de la gestión por procesos, la modalidad de contratación fue mediante orden de servicio, por la cual la medición y evaluación del bachiller era mediante productos y entregables, tales como: diagrama de flujo, ficha técnica de procesos, ficha de indicador o según lo que se determine en los términos de referencia del servicio. Al momento de la contratación, la información de los procesos en la entidad no había aún sido levantada, por lo que no disponía de diagramas de flujos, fichas técnicas de procesos o de alguna otra herramienta de caracterización, dicho de otra forma, los usuarios desconocían cómo funcionaban en la actualidad los procesos en los que participaban. Estos eran principalmente apoyados por directivas. A raíz de ello, la Subgerencia de Normas y Procedimientos describió, en los términos de referencia del servicio: levantar el diagrama de flujo AS IS, identificar oportunidades de mejora y proponer un diagrama de flujo TO BE de los procesos Gestión de reclamos y Recepción y derivación de reclamos. Para el desarrollo de la actividad profesional, se contactó con los dueños y usuarios de los procesos para el levantamiento de los procesos, para ello, se usó el método de la entrevista. Con ello, se logró visibilizar y plasmar cómo funcionan los procesos en un diagrama de flujo, paralelamente, identificando oportunidades de mejora en ellos para, luego, proponer cómo deberían ser los procesos en un diagrama de flujo con las oportunidades de mejora incluidas.

xv Para la determinación de la viabilidad de los procesos TO BE propuestos, se calculó el ahorro de los procesos TO BE frente al AS IS los cuales son: para el proceso de Gestión de reclamos, S/ 40,272.05 con un ROI del 129 % y para el proceso de Recepción y derivación de denuncias, S/ 1,269,977.46 con un ROI del 304 %. Estos indicadores señalan que ambos procesos TO BE de implementarse, son viables y generan beneficios mayores a los requeridos por la entidad de invertir en ellos.