Sistema informático de tramite documentario para la Universidad Privada de la Selva Peruana - Iquitos

Abstract

La Universidad Privada de la Selva Peruana - UPSEP, es una institución educativa de nivel universitario, líder en la formación integral de profesionales competitivos y comprometidos con la disciplina, excelencia académica y calidad humana, acorde a los requerimientos de la globalización y el avance tecnológico. El objetivo fundamental de la Universidad es de formar profesionales que en el ejercicio de su especialidad y en su vida personal, sean competentes, conscientes, comprometido y disciplinados en su desarrollo. Buscamos a partir de la exigencia y calidad académica, que la docencia, la investigación y el servicio respondan a los desafíos que nos plantea el desarrollo y avance tecnológico de la región, el país y el mundo. El presente proyecto, tiene como objetivo la implantación de un Sistema de Trámite Documentarlo en la UPSEP, con el propósito principal de registrar y hacer seguimiento de los documentos que ingresan a la institución o que se generan en las diversas áreas, generándose listados y reportes del estado de los mismos y de su paso a través de las diferentes instancias. Con ello, se ha logrado mejorar la función de Trámite Documentarlo dentro de la institución. Este Sistema ha sido desarrollado bajo el entorno Web con interfaces intuitivas y para el diseño de la base de datos se ha utilizado el modelo Entidad-Relación. En su desarrollo, se ha modelado los procesos mediante la metodología RUP, utilizándola notación UML; se ha implementado en el lenguaje de programación PHP sobre una base de datos en MySQL; para ello utilizó como herramientas: IBM Rational Rose, Dreamweaver y Erwin para su correcta elaboración del sistema. En base a los indicadores propuestos, se ha realizado la comparación entre el sistema tradicional (manual) y el Sistema Informático, obteniéndose los siguientes resultados: El tiempo promedio de duración del proceso de registro de documentos ha disminuido a sólo 46 segundos (68%), el tiempo promedio de búsqueda, de documentos ha disminuido a 34 segundos (55%), el tiempo promedio de verificación y seguimiento de documentos se redujo a O minutos y 12 segundos (74%).

The Prívate University of the Peruvian Amazon • UPSEP, is a college-level educational institution, leading competitive training of professionals committed to the discipline, academic excellence and humanity, according to the requirements of globalization and technological advancement. The main objective of the University is to train professionals in the exercise of his specialty and in your personal life, is competent, conscientious, committed and disciplined in their development. We look after the academic standards and quality, the teaching, research and service meet the challenges posed by the development and • technological advancement of the region, the country and the world. This project aims at implementing a Document Processing System in UPSEP, with the primary purpose of recording and tracking of incoming documents to the institution or generated in the various areas, generating lists and reports their condition and its passage through the different levels. With this, it has improved the Document Processing function within the institution. This system has been developed under the Web environment with intuitíve interfaces and for designing the database was used Entity-Relationshíp model. In its development, the process has been modeled using the RUP, UML notation using it and it has been implemented in the programming language PHP on a MySQL database, for this he used as tools: IBM Rational Rose and Erwin for Dreamweaver proper development of the system. Based on the proposed indicators, a comparison was made between the traditional (manual) and the computer system, with the following results: The mean duration of the registration of documents has decreased to only 46 seconds ( 68%) The average seek time of documents has decreased to 34 seconds (55%), the average time of verification and tracking of documents was reduced to O minutes and 12 seconds (74%).