Sistema informático de trámite documentario para la facultad de ingeniería de sistemas e informática - Fisi - Unap

Abstract

La Facultad de Ingeniería de Sistemas e Informática, es parte componente de la UNAP, creada para la formación profesional humanista e integral, con calidad y excelencia en el campo de la Ingeniería de Sistemas e Informática, con énfasis en lo social para contribuir al desarrollo sustentable de la Amazonía y el mundo. Dentro de su organigrama estructural se encuentra la oficina de Secretaria Académica, sobre el cual se ocupó este proyecto. Entre las funciones de la Secretaria Académica de interés para el desarrollo del presente Trabajo Práctico, es la gestión de documentos (recepcionar, derivar y archivar documentos); estos procesos se realizan manualmente registrando en el cuaderno de cargos, resultando tedioso, complicado y problemático al momento de requerir la búsqueda de los documentos. Ante esta problemática se implantó un sistema informático que permite registrar, recepcionar, derivar, archivar y consultar los documentos; toda información de estos procesos se registran en una base de datos, lo que permitirá su ubicación mediante consultas y generación de reportes. Se empleó Rational U nified Process (RUP), como metodología de desarrollo, tomando como lenguaje de modelado la notación Unified Modeling Language (UML) en base al software de modelado Rational Rose. Para la implantación del sistema se empleó software libre: servidor web Apache, lenguaje de programación PHP y servidor de base de datos MYSQL. Las características principales del sistema informático son: fácil de usar, la búsqueda amigable, los documentos adjuntos y la impresión de la hoja de cargo. El sistema ha sido evaluado de acuerdo a la metodología SUS (Escala de Usabilidad del Sistema), el sistema informático posee un puntaje de aceptación de 96.25 respecto a la usabilidad y 90.00 respecto a la efectividad, en una escala de O a 100 según encuesta a los usuarios durante la utilización del sistema. Con el sistema informático implantado, se determinó que el tiempo promedio de registro de un documento es mayor al sistema manual (04:05 min/doc y 01 :34 min/doc ); debido a que en el sistema informático se emplea un tiempo adicionalmente en el escaneo del documento y esto no representa ninguna desventaja, ya que al tener el documento en archivo digital, será rápida su ubicación. Con respecto a la búsqueda o consulta del documento, en el sistema informático se consiguió reducir el tiempo de búsqueda del documento en un 00:32 min/doc. Contra un 02:40 min/doc. Del sistema manual; garantizando una mayor rapidez en ubicar y obtener la información.

The Faculty of Engineering and Information Systems, is a component of the UNAP, created in humanistic and comprehensive training, quality and excellence in the field of Systems Engineering and Computer Science, with an emphasis on social order to contribute to sustainable development Amazon and the world. Withín its organizational structure is Academic Secretary's office, on which this project took. The functions of the Academic Secretary of interest for the development of this practical work is document management (receiving, deriving and saving documents ); these processes are done manually recorded in the notebook charges, resulting tedious, complicated and problematic when finding the required documents. Faced with this problem a computer system to register, receive, derive, store and view documents was implemented; ali information of these processes are recorded in a database, which will allow their location in consultation and reporting. Rational Unified Process (RUP) was used as a development methodology, based modeling language notation Unified Modeling Language (UML) based on the Rational Rose modeling software. For free software implementation of the system was used: Apache web server, PHP programming language and MySQL database server data. The main features of the computer system are: easy to use, user friendly search, attachments and print sheet charge. The system has been evaluated according to the methodology SUS (System Usability Scale ), the computer system has an acceptance score of 96.25 compared to 90.00 regarding the usability and effectiveness, on a scale from O to l 00 according to survey users when using the system. With an implanted computer system, it was determined that the average time to register a document is greater than the manual system (04:05 mio I doc and 1:34 mio I dee); because the computer system is used additionally in a while scanning the document and this poses no disadvantage, since having the document in digital file, its location will be quick. With respect to the search query or document, the computer system will be able to reduce the search time of the document in a 00:32 mio I doc. against a 02:40 mio / doc. the manual system; ensuring faster locate and obtain information.