Implementación de un sistema de gestión de documentos digitales en OSINERGMIN

Abstract

El presente proyecto se llevó a cabo en la empresa OSINERGMIN; Organismo Supervisor de la Inversión en Energía y Minería. La solución que se planteó localizó y capturó los documentos de la empresa (en formato físico o digital) y fueron organizarlos con coherencia y eficacia. Mejorando en gran medida el acceso a la información permitiendo incrementar la eficacia de casi todos los procesos, permitiendo a los empleados leer, compartir y modificar el mismo documento sin la confusión que ocasiona crear varias versiones. El archivador central de documentos se integró con las aplicaciones ya existentes tales como el correo electrónico, la contabilidad, y plataformas de planificación de recursos y gestión de relaciones con los usuarios. La implementación del sistema de gestión de tramite documentaria permitió que la información quede asegurada de por vida, adaptada y actualizada a los tiempos y las necesidades de hoy y mañana. La implementación del sistema de gestión de tramite documentaria permitió consultar los documentos en cualquier momento a través de distintos medios digitales como notebooks, teléfonos móviles y pcs de escritorio. Además pueden ser legalizados y asegurados gracias al uso de la firma digital. La implementación del sistema de gestión de trámite documentaria permitió compartir los documentos de manera rápida utilizando servicios online como redes sociales y cuentas de correo. Los documentos digitalizados pueden ser modificados y se pueden pasar a diferentes formatos como .DOC* de word y .PDF*, extensiones muy usada en la web. La implementación del sistema de gestión de trámite documentaria permitió disminuir costos de logística en envíos de documentos, viajes, correo físico y los problemas de seguridad. Los documentos no están expuestos a manchas, agua, deterioro, cortes, rayones u otras eventualidades que pongan en riesgo a los mismos.

This project was carried out in the company OSINERGMIN; Supervisory Agency for Investment in Energy and Mining. The solution was raised locate and captured documents of the company (in physical or digital format) and were consistently and efficiently organize them. Greatly improving access to information allowing to increase the effectiveness of almost all processes, allowing employees to read, share and edit the same document without causing confusion create multiple versions. The central document was integrated with existing applications such as e-mail, accounting, and resource planning platforms and managing relationships with users. Implementation of documentary management system allowed the information processed is guaranteed for life, adapted and updated to the times and the needs of today and tomorrow. Implementation of documentary management system allowed to consult the documents processed at any time through various digital media such as notebooks, mobile phones and desktop PCs. They can be authenticated and secured through the use of digital signatures. Implementation of documentary management system allowed to share documents processed quickly using online services like social networks and email accounts. Scanned documents can be modified and can be passed to different formats such as Word .DOC and .PDF * * extensions widely used on the web. Implementation of documentary management system process helped to reduce logistics costs in shipments of documents, travel, email and physical security problems.