Implementacion de un sistema de gestión documentaria para mejorar el flujo de información entre las áreas de la Universidad Señor de Sipán

Abstract

Referirnos a un sistema de gestión documentaria en el ámbito de una empresa educativa es hablar de agilizar el proceso de tratamiento de los documentos y su intercambio en un formato digital. Es decir, que los sistemas de información que se refieren a la gestión documentaria y tratamiento de la información permiten el flujo adecuado de ésta entre las áreas, considerando además el trámite fluido de documentos entre la institución y sus clientes. Considerando lo anterior podemos aseverar que los sistemas de información que se refieren a la atención de este proceso han sido analizados y diseñados para coordinar y gestionar todas las funciones y actividades propias que afectan la creación, recepción, almacenamiento, acceso y preservación de documentos, salvaguardando sus características estructurales y contextuales, y garantizando su autenticidad e integridad. Es por ello que consideramos a la tecnología Web y a las herramientas que involucra su aplicación, como un enorme aporte para la gestión documentaria; por tal razón, es necesario contar con elementos que permitan diseñar y construir procesos administrativos con normas bien definidas que asimismo permitan integrar recursos humanos y tecnológicos para el trabajo colaborativo. El sistema de gestión documentaria en plataforma Web desarrollada en esta tesis pretende proporcionar las herramientas necesarias y filtros adecuados para apoyar la gestión de los documentos que fluye entre las áreas de la Universidad Señor de Sipán buscando la integración de las mismas. Finalmente estamos conscientes que el desarrollo del sistema de gestión documentaria permitirá sobre todo agilizar el proceso de búsqueda y ubicación de documento, es decir, el seguimiento al trámite realizado de una forma fácil y rápida.