Aplicación de digitalización de documentos para una entidad gubernamental

Abstract

La digitalización de documentos físicos favorece a la optimización de la gestión y manejo de información. Precisamente la entidad gubernamental presentada tenía un proceso de digitalización lento y que no posibilitaba el trabajo asíncrono para procesar gran cantidad de documentos. Previo a la implementación de la aplicación presentada, la entidad requería de la gestión de un encargado para todo el ciclo de digitalización y procesamiento de los documentos utilizando una aplicación de escritorio instalada en computadoras físicas dedicadas a este proceso. Con la finalidad, de poder procesar una mayor cantidad de documentos de manera eficiente se desarrolló una nueva aplicación web con una arquitectura de microservicios que pueda digitalizar y procesar de manera asíncrona documentos físicos. La aplicación fue desarrollada con tecnologías open source como Spring Boot, Kafka, Keycloak, y se desplegó en los servidores propios de la entidad para mantener la integridad de su información. La nueva aplicación ha permitido acelerar el proceso de digitalización, gracias a que ahora varios empleados pueden colaborar en el trabajo de procesamiento de los documentos. De igual forma, la aplicación web facilitó el acceso de los colaboradores al proceso de digitalización mejorando la transparencia de este. Acorde a los informes de uso de la aplicación, el tiempo promedio de procesamiento de una caja de documentos agrupados se redujo en un 66.7% y que la aplicación obtuvo la conformidad de uso por parte de la entidad y sus colaboradores.

The digitization of physical documents favors the optimization of information management and handling. The government entity presented had a slow digitization process that did not allow asynchronous work to process a large number of documents. Before the development of the application presented, the entity required a single employee to manage the entire cycle of digitization and processing of documents using a desktop application installed on physical computers dedicated to this process. In order to be able to process a greater amount of documents efficiently, a new web application was developed with a microservices architecture that can digitize and process physical documents asynchronously. The application was developed with open source technologies such as Spring Boot, Kafka, Keycloak, and was deployed in the entity's own servers to maintain the integrity of its information. The new application has accelerated the digitization process, as several employees can now collaborate in the document processing work. Likewise, the web application facilitated the access of employees to the digitization process, improving its transparency. According to the reports on the use of the application, the average processing time of a box of grouped documents was reduced by 66.7% and the application was approved for use by the entity and its employees.