Mejora de los procesos de compras y contrataciones de una empresa petrolera para incrementar su eficiencia

Abstract

La presente investigación tiene como objetivo mejorar el proceso de compras y contrataciones de una empresa petrolera con el fin de contribuir a una mayor eficiencia en el manejo de los recursos como tiempo y costos. Para ello con el fin de tener una mejor perspectiva del estudio se da a conocer las actividades que realiza la compañía, la cual se desempeña en el rubro de refinación, comercialización, distribución de petróleo y derivados. Asimismo, el área de compras y contrataciones se encuentra organizado estructuralmente dentro de la Gerencia de Logística de la empresa y; se encarga de atender los requerimientos de bienes y servicios solicitados por las otras unidades de la empresa. Además, estos requerimientos se atienden por tres procesos: proceso de Ampliación, Adjudicación Directa y Licitación. En este sentido, el motivo por el cual el estudio se enfoca en el proceso de compras es porque se evidencia poca eficiencia en la atención de estos requerimientos de compras, ello es debido a las demoras en atenderlos y a la falta de un sistema de control que permita identificar trazabilidad de los procesos. Por tanto, con el fin de entender mejor la problemática, primero se identifican las causas de las demoras atención de los requerimientos mediante el análisis de los procesos y la toma de tiempos de ciclo de cada proceso, donde se logra reconocer que estos tiempos superan establecidos en la normativa de compras de la empresa. Luego se hace el análisis de los costos de cada proceso para determinar el impacto económico. Posteriormente, se desarrolla el marco teórico como fundamento para la mejora del proceso. Con todo lo anterior, ya se tiene el panorama analítico completo de la situación de los procesos, así como sus tiempos y costos; con lo cual se procede a identificar las actividades que presentan tiempos y costos altos, asimismo no generan ningún valor agregado para la eficiencia de la empresa. En base a este análisis se plantea los flujogramas simplificados de los procesos mejorados, como metodología de solución y un sistema de control más completo el cual permita determinar la trazabilidad de los procesos. Seguidamente se determina el impacto operacional y económico según el tiempo optimizado, la simplificación de actividades y los ahorros que se obtengan. Finalmente, la tesis concluye que con la mejora del proceso de compras y contrataciones se reduce tiempos y costos, desarrollando procesos más eficientes; que permitan brindar un servicio de calidad al usuario interno y externo, en base a criterios ingenieriles.

The objective of this research is to improve the purchasing and contracting process of an oil company in order to contribute to greater efficiency in the management of resources such as time and costs. This begins with the description of the company's activities, whose main business is the refining, marketing, distribution of oil and derivatives. The purchasing and contracting area is made up of three processes: Expansion Process, Direct Adjudication and Bidding. In this sense, the study focuses on the purchasing processes due to delays in the management of procurement requirements, there is also a basic control system, so one is looking for a way to identify the traceability of the processes. In order to better understand the processes, the average time of the actual execution of the processes that exceed the times established in the purchasing regulations of the company is identified and then the analysis of costs is made. Subsequently, the theoretical framework is developed as a basis for improving the process. With all the above, we already have the complete analytical panorama of the situation of the processes, as well as their times and costs; with which we proceed to identify the activities that present high times and based on this analysis, the simplified flowcharts of the improved processes are proposed, as a solution methodology and a more complete control system which allows to determine the traceability of the processes. Then the operational and economic impact is determined according to the optimized time, the simplification of activities and the savings obtained. Finally, the thesis concludes that with the improvement of the purchasing and contracting process, time and costs are reduced, developing more efficient processes; that allow providing a quality service to the internal and external user, based on engineering criteria.