IMPLEMENTACIÓN DE MÉTODOS DE GESTIÓN APLICANDO LEAN OFFICE PARA LA MEJORA DEL PROCESO DE MATRÍCULA EN UNA INSTITUCIÓN EDUCATIVA DE EDUCACIÓN BÁSICA REGULAR PARTICULAR

Abstract

El presente trabajo consistió en determinar si el método de gestión LEAN OFFICE se puede asegurar que este proceso es eficiente para el desarrollo de un proceso de matrícula, haciéndolo ágil y rápido, obteniendo una satisfacción tanto del cliente como del personal, al ahorrar recursos y procedimientos. A través de mejoras continuas, se introduce el uso de tabletas y por medio de una ampliación al sistema se logra agilizar parte del proceso. De esta manera se esclarece, que un sistema computacional único no es suficiente para lograr el éxito, sino también, con diferentes métodos ejecutivos de oficina, los cuales puedan mejorar la forma en que se lleva a cabo un procedimiento. Por medio de un procedimiento se establecen cuellos de botellas, y por aplicación de una clasificación de las áreas de trabajo (SEIRI), estableciendo orden en el proceso (SEITON) llevamos a cabo un proceso, el cual es reinventado hasta “pulirlo” con disciplina (SHITSUKE) manteniendo los ambientes habilitados limpios y ordenados para una circulación rápida (SEISO y SEIKETSU). Y sólo por mencionar algunas de las herramientas utilizadas. Con los resultados obtenidos se ha determinado que indudablemente la aplicación de este método en el proceso ofrece los efectos necesarios para mejorar la atención al cliente en el proceso de matrícula, brindando calidad en el servicio de atención. No sólo la agilidad es en lo que se mejoró, también lo fue en la atención que se brindó; casi en un 100% de los clientes se produjo una reacción positiva, debido al cambio y disminución de tareas, lo cual lo hace efectivo, todo un cambio en el proceso mejoró al 100% en satisfacción del cliente y del trabajador; recordemos que la recomendación de personas sobre una empresa es un elemento importante, el cual es explotado hoy en día, para ello se mejora la atención al cliente y las respuestas rápidas ante los problemas, y así será predominante e imperecedero en las mentes de las personas por generaciones. En educación escolar, a diferencia de las universidades, la competencia es diferente, y el método LEAN OFFICE nos invita a abrir el campo poco tratado en nuestro país, que es el de aplicar métodos de gestión recursivos para ayudar el desempeño del centro educativo. Los clientes fueron encuestados al igual que el vii personal involucrado en la matrícula, dando resultados positivos ante los cambios efectuados por la implantación de estos métodos. Como conclusión se puede afirmar que el método es eficiente para lograr detectar, monitorear y eliminar fallas en los procesos de matrícula e ir mejorando continuamente ante el crecimiento del mercado y de la “marca”.