Mejora de la gestión documental mediante lean office en el área administrativa de la empresa representaciones TECHLAB, 2021

Abstract

El presente trabajo de suficiencia profesional se desarrolló con el objetivo principal de implementar la metodología Lean Office en el área administrativa para mejorar la gestión documental de la empresa Representaciones Techlab en el año 2021; en este sentido fue necesario una mejora en la clasificación de documentos, el flujo de trabajo y el desempeño del proceso. En la experiencia se implementaron una serie de cambios, empezando por estabilizar la gestión con actividades como reuniones y declaratorias, gestión de documentos y formatos de conformidad. En la estandarización se determinará los procedimientos de trabajo, flujogramas de procesos, diagramas de análisis del proceso y de operaciones del proceso, y formatos de estandarización. La siguiente etapa de hacer visible la gestión permite planificar capacitaciones, la organización del área y los controles de visibilidad. En la etapa final de la mejora continua se programaron actividades como el llenado de formatos de supervisión, un cronograma de controles y madurez de trabajo Se concluye que la aplicación de la metodología Lean Office mejora la gestión documental en el área administrativa de la empresa Representaciones Techlab, 2021, dado que se ha logrado un incremento en los indicadores de clasificación de documentos (76.56% a 96.12%), flujo de trabajo (76.33% a 94.38%) y nivel de desempeño de la gestión (68.47% a 95.74%); adicionalmente, se obtuvo una viabilidad económica expresada en un valor actual neto (VAN) de S/ 5,187 soles y una tasa interna de retorno (TIR) de 28.42%.