Mejora en el proceso de compras a través de la activación de un módulo logístico en el sistema ERP para la empresa Impemar Group: 2017

Abstract

RESUMEN El presente trabajo de tesis se encuentra en el contexto de administración y gestión de una compañía con pocos años en el mercado, pero con mucho crecimiento en los últimos años, IMPEMAR GROUP es un grupo empresarial que conglomera tres empresas relacionadas directa e indirectamente al mismo giro comercial, dos de ellas Inversiones Martinez & Chihuantito e Imperios Operadores Logísticos son distribuidores autorizadas y exclusivas de Coca Cola Company debidamente representada por la embotelladora Arca Continental – Lindley. La tercera empresa es un operador logístico dedicado al transporte terrestre de productos de la misma marca a nivel local en Lima y a nivel nacional por las diferentes provincias del Perú. El objetivo principal de esta tesis es mejorar el proceso de compras y abastecimiento mediante la implementación de procesos y un software de control y manejo de inventarios en la Compañía IMPEMAR GROUP, herramienta que en la actualidad solo se usa para la venta y distribución de productos de consumo masivo de la Marca Coca cola. Si bien como referencia podemos mencionar que el corazón de la Compañía está dividido en dos grandes operaciones que se relacionan y depende de ellas entre sí, se trata de la preventa y mercadeo diario a cargo del área de ventas y mercaderistas, siguiéndole la distribución y recojo a cargo del área de distribución y operaciones quienes se encargan de hacer llegar los productos a las bodegas y mayoristas en toda la zona norte de la Capital, así como parte de la Región Callao, la administración interna ha quedado muy relegada perdiéndose innumerables oportunidades que se han vislumbrado con mucha frecuencia ofreciendo una clara oportunidad de aplicar alguna herramienta que ayude a llevar una correcta gestión y administración logística de bienes y servicios, ahorrando costos, horas hombre, optimizando los procesos financieros y contables dentro de la compañía. En la actualidad una de las realidades latentes en la Compañía es su acelerado crecimiento económico y territorial, el gran volumen de ventas y facturación mensual que mantiene a la fecha (22 millones de nuevos soles mensuales aproximadamente) lo que representa un record para una compañía de esta actividad económica, y al mismo tiempo la casi nula profesionalización de sus Jefaturas y Directores, este crecimiento ha significado la forma más disfrazada de llevar una administración empírica durante varios años convirtiendo toda metodología administrativa en herramientas totalmente desconocidas e imposibles de aplicar. Las operaciones de ventas y distribución son ejecutadas con mucho automatismo gracias a las constantes capacitaciones de Coca Cola Company y sus técnicos que laboran dentro de IMPEMAR GROUP como observadores y controladores de que todas las políticas de calidad y seguridad se apliquen al 100%, lo que aún no podemos decir es que la compañía camina de la mano con las metodologías administrativas modernas y que son aplicadas en las grandes empresas siendo las áreas administrativas, contable y de control las que más adolecen de estas actualizaciones y en el peor de los casos de implementaciones de las mismas que se han visto retrasadas y dejadas de lado. La mejora de este proceso mediante la implementación del módulo de compras y abastecimiento de bienes y servicios se ejecutará mediante la jefatura de procesos y planeamiento estratégicos de la compañía, quienes elaboraran el flujo de información y de las actividades para implementar las posiciones laborares y de control de este procedimiento que debe tener como producto final el ahorro en las compras, así como optimización de los recursos que por este medio se adquieran y destinen a los diferentes centros de costos de la compañía, además de garantizar los estados financieros en línea gracias al enlace de las compras con la contabilidad. Implementaciones como esta buscan además ser referencia para otras pequeñas empresas que quieran controlar y enlazar sus compras de bienes y servicios con su contabilidad ya sea interna o externa porque esta herramienta arroja reportes con los asientos contables que se necesitan para las declaraciones. En esta implementación presentare los tiempos de duración de las aplicaciones a cada proceso, además de los costos de compra y/o adaptación de softwares que puedan atender las necesidades de una compañía como IMPEMAR GROUP, además evidenciare el procedimiento de capacitación y uso de la herramienta una vez terminada lo que permitirá tener una idea más clara de las horas hombre que se necesita invertir para canalizar toda las compras por este medio y arrojar los resultados financieros que requiere la compañía. La elección de las características del Módulo de compras y abastecimiento en un ERP no se puede dar en ámbito de generalidades, porque cada herramienta informática cuenta con características distintivas según la realidad del negocio a donde se quiere acomodar, podemos priorizar la automatización de los asientos contables, o el control del kardex de los almacenes que estarán ingresadas virtualmente en esta herramienta, para despejar la mayor cantidad de dudas siempre es recomendable tener varias alternativas y convivir lo máximo que se pueda con sus desarrolladores en el momento que presenten una propuesta, de esta manera podremos sacarle el máximo provecho a todos los procesos que nos lleven finalmente a adecuarse a un software específico.

ABSTRACT The present thesis work is in the context of administration and management of a company with few years in the market, but with much growth in recent years, IMPEMAR GROUP is a business group that conglomerates three companies directly and indirectly related to the same spin Two of them Inversiones Martinez & Chihuantito and Imperios Operadores Logisticos are authorized and exclusive distributors of Coca Cola Company duly represented by the Arca Continental - Lindley bottler. The third company is a logistic operator dedicated to the ground transportation of products of the same brand locally in Lima and nationally by the different provinces of Peru. The main objective of this thesis is to improve the purchasing and supply process through the implementation of processes and control and inventory management software in the IMPEMAR GROUP Company, a tool that is currently only used for the sale and distribution of products Mass consumption of the Coca cola brand. Although as a reference we can mention that the heart of the Company is divided into two major operations that are related and depend on each other, it is the pre-sale and daily marketing in charge of the area of sales and merchants, following the distribution and collection In charge of the area of distribution and operations who are in charge of delivering the products to the warehouses and wholesalers throughout the north of the Capital, as well as part of the Callao Region, the internal administration has been very relegated losing innumerable opportunities that are Have often glimpsed a clear opportunity to apply a tool that helps to carry out a correct management and logistics of goods and services, saving costs, man hours, optimizing the financial and accounting processes within the company. At present one of the latent realities in the Company is its accelerated economic and territorial growth, the large volume of sales and monthly turnover it maintains to date (22 million nuevos soles per month), which represents a record for a company of This economic activity, and at the same time the almost null professionalization of its Head Offices and Directors, this growth has meant the most disguised way of carrying an empirical administration for several years turning all administrative methodology into tools totally unknown and impossible to apply. The sales and distribution operations are executed with a lot of automatism thanks to the constant training of Coca Cola Company and its technicians who work within IMPEMAR GROUP as observers and controllers that all the policies of quality and security are applied to 100%, which We still cannot say is that the company walks hand in hand with the modern administrative methodologies and that are applied in large companies being the administrative, accounting and control areas that suffer most from these updates and in the worst case of implementations Of the same ones that have been delayed and left of side. The implementation of this module of purchases and supplying of goods and services would execute by means of the headquarters of strategic processes and planning of the company, that made the information flow and of the activities to implement the positions you will toil and of control of this procedure that must have as end item the saving in the purchases, as well as optimization of the resources that by this means are acquired and destined to the different centers from costs of the company, besides in line guaranteeing the financial statements thanks to the connection of the purchases with the accounting. Implementations as this looks for in addition to be reference for other small businesses that want to control and to connect their purchases of goods and services with their internal or external accounting or because this tool throws reports with the book entries that are needed for the declarations. In this implementation it will present the times of duration of the applications to each process, besides the costs of purchase and/or adaptation of software that can take care of the needs of a company like IMPEMAR GROUP, in addition will demonstrate the procedure of qualification and use of the tool once finished what will allow to have a clearer idea of the hours man who is needed to invest to canalize all the purchases by this means and to throw the financial results that the company requires. The choice of the characteristics of the Purchasing and Supply Module in an ERP can not be given in the scope of generalities, because each IT tool has distinctive characteristics according to the reality of the business where it is intended to accommodate, we can prioritize the automation of accounting entries , Or the control of the kardex of the warehouses that will be entered virtually in this tool, to clear the most doubts it is always advisable to have several alternatives and to coexist as much as you can with your developers when submitting a proposal, this Way we can get the most out of all the processes that finally lead us to adapt to a specific software.