Mejoras del registro de trámite documentario aplicando las TICs en la Gerencia de Protección Social de la Sociedad de Beneficencia de Lima Metropolitana en el contexto pandemia 2020

Abstract

La presente experiencia laboral se realizó en la Gerencia de Protección Social de la Sociedad de Beneficencia de Lima Metropolitana, en la cual se manejaba un trámite de registro documentario manual y trabajo presencial, cubriendo las necesidades de bienes y servicios requeridos por los Centros de Protección Social y se atendían las solicitudes de información de otras áreas y entes rectores. En el marco de la Pandemia por la COVID-19, y con todas las disposiciones del Estado por trabajar de forma remota y mantener distanciamiento social para evitar la propagación del virus, se realizó un plan de mejora en el trámite documentario, utilizando las herramientas TICs, como la digitalización y codificación de la documentación, el Gmail y Google Drive para dar atención a los documentos que ingresaban a la Gerencia, y el personal a su cargo pueda trabajar de forma remota. El resultado fue favorable logrando mantener el tiempo de respuesta para la atención de los documentos, sin costo adicional, su implementación fue rápida, y contribuyó en la creación un nuevo albergue para personas en situación de calle, beneficiando a los usuarios de los Centros de Protección Social, como a sus integrantes.

This work experience was carried out in the Social Protection Management of the Charitable Society of Metropolitan Lima, which handled a manual document registration process and face-to-face work, covering the needs of goods and services required by the Social Protection Centers and attending to requests for information from other areas and governing bodies. In the context of the COVID-19 pandemic, and with all the provisions of the State to work remotely and maintain social distancing to prevent the spread of the virus, an improvement plan was made in the document processing, using ICT tools, such as digitization and encoding of documentation, Gmail and Google Drive to attend to the documents entering the Management, and the staff in charge can work remotely. The result was favorable, maintaining the response time for the attention of the documents, without additional cost, its implementation was fast, and contributed to the creation of a new shelter for homeless people, benefiting the users of the Social Protection Centers, as well as its members.