Mejora en la gestión documental con los clientes en la empresa Raimsa S. A. C. en el 2023. Lima-Perú

Abstract

En el presente trabajo de investigación, se realizó un análisis en los procesos de la empresa Raimsa SAC la cual se dedica al rubro de metalmecánica. En dicha compañía, se encontraron como principales falencias: la perdida de documentos por duplicidad, sobrecarga de tiempo de atención a los clientes y uso excesivo de papelería. Ante ello, se estableció como objetivo general la mejora en la gestión documental con los clientes en la empresa Raimsa SAC. Asimismo, dicho objetivo se dividió en 4 objetivos específicos: (1) Reestructurar el flujograma de gestión documental, (2) Desarrollar un procedimiento normativo dirigido a los colaboradores en base a la gestión documental, (3) Creación de una carpeta compartida en la nube (Google Drive) que permita visualizar la información e historial general de los clientes y (4) Digitalizar los documentos administrativos (cotizaciones, facturas, ordenes de compras, notas de crédito, guías de remisión) de cada cliente en una carpeta compartida. Finalmente, se concluyó en la importancia de mantener un sistema integral que permita digitalizar todos los documentos que gestiona la empresa de manera interna y con sus clientes. Además, se recomienda a las empresas relacionadas al rubro, la implementación de un sistema documental digitalizado para lograr un mayor control de la documentación y la reducción sus costos.