Mejora de procesos en la línea de digitalización de documentos con valor legal, en la empresa GSD

Abstract

RESUMEN La empresa Gestión de Soluciones Digitales (GSD), es una empresa dedicada a brindar servicios para la gestión de documentos en formato digital, entre estos servicios se encuentra la digitalización de documentos. La digitalización de documentos supone la conversión de documentos físicos (papel) en imágenes digitales, a lo largo del tiempo son más las empresas e instituciones que optan por convertir sus archivos físicos en documentos digitales. La digitalización documental aparece por primera vez y es utilizada por las grandes bibliotecas, como es de suponer por el alto volumen de información que manejaban y la necesidad de acceder a la información de forma rápida. Actualmente las empresas deciden digitalizar sus archivos por muchas razones, acceso rápido a lo información, ahorro de espacio en almacenamiento de los documentos físicos, preservación histórica y todo esto redunda en una reducción de los costos que significa el manejo de un archivo físico con altos volúmenes de información. Viendo esta necesidad, es que GSD se especializa en brindar el servicio de digitalización documental con valor legal, para lo cual implementa una línea de alta producción, utilizando tecnología de punta tanto en software como equipos, escáners de tipo industrial con capacidad de digitalizar cientos de documentos por minuto así como escáners de alta precisión y capacidad para digitalizar documentos de gran tamaño. En el presente trabajo se demuestra como mediante la mejora de los procesos que intervienen en la línea de digitalización, se consiguió una mejora en la calidad de los documentos digitalizados y de forma muy importante una reducción de los costos de producción y gastos de personal, por ende una mayor utilidad en los ingresos de la empresa y el cumplimiento de los plazos de entrega comprometidos con el cliente. La mejora de procesos: automatizaciones y aplicación de estándares, trajeron como consecuencia la disminución de horas y el mejoramiento de la calidad, por ende una reducción en los costos. PALABRAS CLAVE: digitalización, escáner, documento digital, imagen digital, mejora de procesos, línea de digitalización.

ABSTRACT The company Gestión de Soluciones Digitales (GSD) is a company dedicated to providing services for the management of documents in digital format, among these services is the digitization of documents. The digitization of documents involves the conversion of physical documents (paper) into digital images, over time are more companies and institutions that choose to convert their physical files into digital documents. Documentary digitization appears for the first time and is used by large libraries, as it is assumed by the high volume of information they handled and the need to access information quickly. Nowadays companies decide to digitize their files for many reasons, quick access to information, storage space saving of physical documents, historical preservation and all this results in a reduction in the costs of managing a physical archive with high volumes of information. Seeing this need, GSD specializes in providing documentary digitalization service with legal value, for which it implements a high production line, using state-of-the-art technology in both software and equipment, industrial-type scanners capable of digitizing hundreds of Documents per minute as well as high-precision scanners and the ability to scan large documents. In the present work it is shown how, through the improvement of the processes involved in the digitization line, an improvement in the quality of the digitized documents was achieved and, in a very important way, a reduction of production costs and personnel costs, for Resulting in greater profitability in the company's revenues and compliance with deadlines committed to the customer. KEYWORDS: digitization, scanner, digital document, digital imagen, process improvement, digitization line.