Diseño e implementación de un sistema de control y seguimiento de compras, para reducir el retraso en la entrega de órdenes de compra en la empresa Minera Yanacocha S.R.L.

Abstract

RESUMEN El presente trabajo tuvo como objetivo diseñar e implementar un sistema de control y seguimiento de compras, para reducir el retraso en la entrega de órdenes de compra en la empresa Minera Yanacocha S.R.L. La cadena de suministros de la empresa, presenta distintas áreas entre las que tenemos compras, contratos, planeamiento, almacén, etc., el área de compras operaciones, recibió diversas quejas por parte de usuarios ya que existía un buen porcentaje de órdenes de compra con retrasos mayores a 30, 60 y 90 días, por otro lado existía un uso deficiente del portal SRM de parte de los proveedores y los cuales tampoco conocían todos los requisitos de entrega en el operador logístico. Todo ello estancaba el flujo de entrega de los pedidos y por ende generaba pérdidas para las áreas usuarias. El desarrollo del presente estudio se basó en la metodología Just in Time, considerando cinco fases para el diseño e implementación de la propuesta, estas fases son: puesta en marcha, mentalización, mejora de procesos, mejoras de control y relación cliente – proveedor. Para el análisis de datos se utilizaron herramientas tecnológicas como el SAP ERP, plataforma que nos permitió obtener reportes de las entregas pendientes, rangos de retraso en las entregas y realizar el seguimiento diario de las órdenes de compra pendientes. También se utilizó el portal SRM una herramienta que facilitó la interacción entre los proveedores, el operador logístico y el área de compras de la empresa. Las mejoras propuestas consisten en realizar una evaluación inicial del estado en que se encuentra el seguimiento y control de órdenes de compra, hacer un análisis para identificar las causas de los retrasos, plantear la mejora de procesos respecto al sistema, controlar el avance y desarrollo del sistema propuesto, y recomendar la contratación de un especialista que se haga cargo del sistema. Con el diseño e implementación del sistema de control y seguimiento de compras, se logró una reducción considerable en los retrasos de las órdenes de compra ya que el reporte final de control mostró que del total de líneas pendientes el 92% se encontraba dentro del plazo de atención acordado en la orden de compra, mientras que solo el 8% presentaba un retraso menor a 15 días. Para obtener tales resultados, se capacitó a los proveedores en el uso del portal SRM y los requisitos necesarios para la entrega de mercadería en el operador logístico de la empresa, concretando un 95% de proveedores capacitados.

ABSTRACT This study aimed to design and implement a monitoring and control system procurement, to reduce the delay in delivery of purchase orders Minera Yanacocha S.R.L. Supply chain company, has different areas including purchases have, contracts, planning, storage, etc., the shopping area operations, received several complaints from users since there was a good percentage of purchase orders further delays to 30, 60 and 90 days, on the other hand there was a poor use of the portal SRM from suppliers and which neither knew all delivery requirements in the logistics operator. All this stagnating flow delivery of orders and thus generated losses for user areas. The development of this study was based on the methodology Just in Time, considering five phases for the design and implementation of the proposal, these phases are: launching, mentalizing, process improvement, improved control and customer - supplier relationship. For data analysis technology tools such as SAP ERP platform that allowed us to get reports of pending deliveries, ranges delayed deliveries and perform daily monitoring of outstanding purchase orders were used. SRM portal a tool that facilitated interaction between suppliers, the logistics operator and shopping area of the company was also used. The proposed improvements include establishing an initial assessment of the state of the monitoring and control of purchase orders is, do an analysis to identify the causes of delays, raise process improvement regarding the system, monitor the progress and development of proposed, and recommend hiring a specialist to take over the system. With the design and implementation of the control system and monitoring purchases, a significant reduction was achieved in delays purchase orders as the final control report showed that the total outstanding lines 92% were within attention on the agreed purchase order, while only 8% had less than 15 days late. For such results, providers were trained in the use of SRM portal and the requirements for delivery of goods in the logistics business operator, specifying 95% of trained providers.