Análisis de procedimientos para la mejora del proceso de validación de gastos de una empresa del rubro de entretenimiento

Abstract

RESUMEN El presente trabajo tiene por objeto de estudio del proceso de validación de gastos de una empresa dedicada al rubro de entretenimiento, dicho proceso se desarrolla en el área de contabilidad, la cual cuenta con 35 asistentes contables , cada uno de ellos trabaja según su criterio, debido a la cantidad de negocios que se manejan en la empresa y al volumen de documentación recibida se mantienen en constante operatividad ,sin tener en cuenta que se pueden mejorar los procesos y documentarlos para que todos trabajen bajo un mismo criterio y así contribuir a lograr de manera ordenada y eficiente los objetivos del área. Para analizar los procedimientos que se llevan a cabo en la actualidad y buscar la propuesta de mejora se utilizaron las herramientas necesarias para el análisis como Ishikawa, diagrama de Pareto y flujo gramas los cuales ayudaron a identificar el punto crítico a mejorar. Se detectó que el proceso de validación de gastos de la empresa de entretenimiento es extenso y se mejoró reduciendo procedimientos en el área contable y optimizando tiempos para que de esta manera los asistentes contables puedan desarrollar sus labores de manera eficaz y eficiente. Se planteara la propuesta de mejora con el fin de reducir el número de liquidaciones emitidas en las salas tragamonedas ya que en la actualidad generan una liquidación por cada comprobante y este procedimiento resulta innecesario, pues éstas se pueden generar por día adjuntando los comprobantes acumulados, de esta manera el área contable estaría ahorrando un 30% en cuanto a formatearía y copias, si se tiene en cuenta que son 120 salas tragamonedas a nivel nacional. Además al reducir el número de liquidaciones, se agiliza el proceso de validación de gastos disminuyendo de 29 a 20 días en la duración del mismo.

ABSTRACT The purpose of this paper is to study the process of validation of expenses of a company dedicated to entertainment, this process is developed in the area of accounting, which has 35 accounting assistants, each of them works according to their criteria, Due to the amount of business that is handled in the company and the volume of documentation received, they remain in constant operation, without taking into account that processes can be improved and documented so that all work under the same criteria and thus contribute to achieve Orderly and efficient manner the objectives of the area. In order to analyze the procedures that are currently carried out and to seek the improvement proposal, the necessary tools for analysis such as Ishikawa, Pareto diagram and flow grams were used, which helped to identify the critical point to be improved. It was detected that the process of validation of expenses of the entertainment company is extensive and improved by reducing procedures in the accounting area and optimizing times so that the accounting assistants can carry out their work efficiently and efficiently. The proposal of improvement will be proposed in order to reduce the number of settlements issued in slot machines since they currently generate a settlement for each voucher and this procedure is unnecessary, since these can be generated per day by attaching the accumulated vouchers, This way the accounting area would be saving 30% in terms of formatter and copies, considering that there are 120 slot rooms nationwide. In addition to reducing the number of settlements and streamlining the process of validation of expenses decreasing 9 days in the duration of it.