Sistema de gestión documental digital, para reducir el tiempo y costo en el proceso de distribución de documentos en la Universidad San Pedro

Abstract

Un Sistema de Gestión Documental es parte de un sistema empresarial de información desarrollado con el propósito de almacenar, recuperar, modificar e intercambiar documentos. Los sistemas de este tipo se han diseñado para coordinar y controlar todas aquellas funciones y actividades específicas que afectan la creación, recepción, almacenamiento, acceso y preservación de documentos, salvaguardando sus características y garantizando su autenticidad e integridad. El proyecto “Sistema de Gestión Documental Digital, tiene como objetivo reducir el tiempo y costo en el proceso de distribución de documentos en la Universidad San Pedro, implementando un sistema de gestión documental digital. El cual permitirá a los usuarios institucionales el acceso a la información para transmitir y gestionar datos e información de forma organizada y oportuna. Metodológicamente y de acuerdo a la naturaleza y características del problema de estudio se identificó como tipo de investigación descriptivo y explicativo; y el diseño del proyecto es del tipo pre-experimental, apoyándose en un diagnóstico de la situación actual a través de una encuesta a los usuarios de las áreas importantes que gestionan documentos. Asimismo, se presenta la investigación de campo que se realizó así como los resultados de la misma. Se muestra el diseño y desarrollo de la solución informática para la gestión documental de la institución. Entre los resultados podemos indicar con respecto a los usuarios el 98.7% considera que el sistema es bueno para su trabajo, el 8.3% lo considera regular. Con respecto a la valoración que da el usuario a los indicadores de funcionamiento tenemos que el 75% lo considera como excelente el 16.7% como muy bueno, el 8% como regular y ninguno lo considera que tiene mal funcionamiento. En el caso de los informáticos tenemos que el 83.3% de ellos considera que este sistema es bueno y el 16.7% lo considera como regular. Para los expertos de contenidos tenemos que todos ellos considerar que el sistema es bueno.

The increasing demand in the search of practical and successful solutions in the companies now generates the necessity to count on systems that allow to the effective management of the information resources and documentation. The project “Digital Document Management System, aims to reduce the time and cost in the process of document distribution at San Pedro University, implementing a digital document management system. This will allow institutional users access to information to transmit and manage data and information in an organized and timely manner. Methodologically and according to the nature and characteristics of the study problem was identified as a type of descriptive and explanatory research; And the design of the project is of the pre-experimental type, based on a diagnosis of the current situation through a survey of users of the important areas that manage documents, with the purpose of knowing the current state, form of storage, state Conservation and types of formats. Also, the field research that was carried out as well as the results of the same is presented. It shows the design and development of the computer solution for document management of the institution. Among the results, we can state with respect to users 98.7% believe that the system is good for work, 8.3% consider regular basis. With regard to the assessment that gives the user the performance indicators, we have that 75% consider it as excellent 16.7% as very good, 8% as fair and none considered to have malfunction. In the case of computer, we have 83.3% of them consider that this system is good and 16.7% consider it as a regular. For experts have content that they all consider that the system is good. We can be concluded that the Document Information Management System is effective for reducing the cost and time in the preparation, receipt and distribution of documents.