Implementación de un sistema de matrícula digital con automatización de los procesos para la asignación de vacantes en AWS para el Ministerio de Educación.

Abstract

El trabajo tiene por objetivo reducir el tiempo en el proceso de matrícula escolar en un 66% tanto para los directores como para los padres de familia implementando un sistema que ofrezca las funcionalidades necesarias para asegurar un proceso de matrícula y traslado equitativo y transparente para los estudiantes, considerando la gran importancia que tiene la expectativa y percepción de las familias con respecto a la calidad del servicio educativo. Para ello se propone la poner a disposición un Sistema de Matrícula Digital que permita gestionar la asignación de vacantes que impacte de forma significativa en la agilización de la atención, acceso a la información, igualdad de condiciones y transparencia dentro del proceso, la metodología partió del análisis de los procesos críticos de la entidad, la identificación de los procesos principales, el desarrollo de un plan de continuidad y el diseño de un plan de despliegue del sistema, se diseñó una encuesta que presenta alta confiabilidad 0,82 según los rangos de alfa de Cronbach, el instrumentos de 15 preguntas se validó con 5 expertos, sobre la implementación del Sistema de Matrícula Digital considerando 4 dimensiones, los resultados son 90% de confiabilidad, 91% implementación, 92 % satisfacción y 87% usabilidad, se concluye que se redujo el proceso de matrícula de 90 a 30 días con la implementación del sistema de matrícula, asimismo se mejoró las funcionalidades del registro de solicitudes, asignación de vacantes, aceptación y verificación de matrícula.

The objective of this work is to reduce the time in the school enrollment process by 50% for both directors and parents by implementing a system that offers the necessary functionalities to ensure an equitable and transparent enrollment and transfer process for students, considering the great importance of the expectation and perception of families with respect to the quality of the educational service. The methodology was based on the analysis of the critical processes of the entity, the identification of the main processes, the development of a continuity plan and the design of a deployment plan for the system, a survey was designed that presents high reliability 0, 82 according to Cronbach's alpha ranges, the 15-question instrument was validated with 5 experts, on the implementation of the digital enrollment system considering 4 dimensions, the results are 90% reliability, 91% implementation, 92% satisfaction and 87% usability, it is concluded that the enrollment process was reduced from 45 to 15 days with the implementation of the enrollment system, also the functionalities of application registration, allocation of vacancies, acceptance, etc., were improved.