La digitalización de documentos aplicada en el Archivo del Estudio Osterling

Abstract

El presente informe tiene como uno de los objetivos describir el proceso de digitalización de documentos del archivo del Estudio Osterling S. C.; además, dar a conocer el manejo del flujo documental y de otros componentes que son necesarios para su funcionamiento. Para ello se basa en la observación con la finalidad de describir las actividades que se desarrollan en la unidad de archivo del Estudio Osterling, como los servicios, el proceso de obtención de documento digital. Encuentra que el archivo cuenta con un sistema de gestión documental que permite manejar en forma eficiente el flujo documental desde los puntos de acopio hasta la ubicación física de los documentos en sus respectivos expedientes, esto debido en gran parte al eficiente trabajo de digitalización que realiza. Concluye que los documentos digitales ofrecen muchas ventajas en relación a los documentos en soporte papel. Como por ejemplo, el procedimiento de ubicación y entrega de un expediente digital lo puede realizar una sola persona, incluso ésta puede enviarla por correo electrónico a varios usuarios, cosa que no se puede hacer con los documentos en soporte papel. Además, los expedientes digitales permiten la obtención de varias copias en diferentes soportes de almacenamiento, son portables, no se deterioran durante su consulta y permiten contar con un respaldo ante su pérdida.