Sistema Web Colaborativo para la Gestión de Trámites Diplomáticos de Embajadas

Abstract

Hoy en día, los avances tecnológicos experimentados por la industria de TI llevan a las empresas a estar en constante cambio, tanto para mejorar sus procesos de negocios como para alinearlos con las tecnologías emergentes. Esto les permite mantener una ventaja competitiva en el sector al que pertenecen. De igual forma se aplica al sector público, donde las entidades deben alinearse con la perspectiva de gobernabilidad en sus respectivas gestiones. La modernización de la gestión pública permitirá fortalecer la atención a los ciudadanos y la eficiencia administrativa, que son algunas debilidades de este sector. Todo esto se logra apoyándose en las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC).

Teniendo en cuenta lo mencionado, debido al incremento de trámites y, por consiguiente, las demoras en las atenciones, errores de digitación y la carencia de una herramienta integral para la toma de decisiones, surge la necesidad de implementar un Sistema Web Colaborativo para la Gestión de Trámites Diplomáticos de Embajadas. Esto permitirá mejorar el proceso de atención y seguimiento de trámites, así como la alineación con el plan de gobierno digital 2023-2025 de la institución, y facilitará el cumplimiento del plan estratégico institucional PEI.

Al implementar la plataforma web se generó una sinergia con los procesos automatizados permitiendo que estos sean más eficientes. Esto, a su vez, redujo los tiempos no productivos e incrementó significativamente el índice de satisfacción de los usuarios que realizan los trámites diplomáticos. Además, el cambio alineó a la organización con los objetivos planteados en Gobierno Digital.

Technological progress experienced by the IT industry has led companies to be in permanent change, either to improve their business processes or to align them with emerging technologies and, by doing so, these companies keep up a competitive advantage in the sector. This premise also applies to public sector needs, where institutions should be aligned with governability perspective in their corresponding administrations.

Thus, the modernization approach in public management will strengthen the delivery of services to citizens and administrative efficiency, considering they are both some of the sector weaknesses. This is to be accomplished by relying onto Information and Communication Technologies (ITCs).

Considering the previous stated, due to the increase of procedures and consequently delays, typing errors and lack of a comprehensive tool for decision making, arises the necessity to implement a Collaborative Web System for the Management of Diplomatic Procedures for Embassies. The system will improve the service delivery and follow-up, as well as the alignment to the digital government 2023-2025 of the institution, contributing in the compliance of the Institutional Strategic Plan.

After implementing the web platform, a synergy was generated with the automated processes, allowing them to be more efficient. This improvement reduced non-productive times and significantly increased the satisfaction rate of users carrying out diplomatic procedures. In addition, the change aligned the organization with the objectives set out in Digital Government.