Implementación de sistema automatizado de gestión y evaluación de riesgos en institución pública de Costa Rica

Abstract

Una institución pública de Costa Rica supervisa las importaciones, exportaciones y rutas de comercio del país, que se encuentran inmersos a riesgos de contrabando, documentación inexacta, daño de contenedores y deterioro del producto; estos riesgos pudiesen ser no identificados debido a que el Ministerio de hacienda tiene diversos sistemas que no comparten información entre sí y no se contaba con una herramienta automatizada para la gestión de estos riesgos. Como solución a este problema se propuso la implementación de un sistema que automatice las funciones de comunicación entre sistemas existentes y la gestión del riesgo de procesos. Este sistema fue diseñado teniendo en cuenta la necesidad de tener una alta disponibilidad, debido a que se debe de implementar en los diversos puntos de control aduanero. El diseño del sistema usa conceptos y herramientas cloud como clústers de alta disponibilidad, microservicios y SPAs, los cuales ayudaron al proceso de transformación digital de la institución mediante la digitalización de documentos utilizando el módulo OCR y la implementación de los módulos de Flujos de Trabajo, Motor de Formularios, Repositorio Documental y Firma Digital. El uso de estos módulos redujo considerablemente el uso de documentos físicos de la institución. Este proyecto tuvo una duración planeada de diez meses y dieciocho días, el cual tuvo que ser extendido un mes para su entrega. Al finalizar el proyecto, se desplegó el sistema en los ambientes de producción y se realizaron pruebas funcionales del mismo para validar sus capacidades y las del ambiente de producción.

A government institution in Costa Rica monitors the country ' s imports, exports and trade routes, which are subject to risks of smuggling, inaccurate documentation, damage to containers and product deterioration; these risks may not be identified because the Ministry of Finance has several systems that do not share information with each other and there was no automated tool for managing these risks. As a solution to this problem, it was proposed to implement a system that automates the communication functions between existing systems and process risk management. This system was designed taking into account the need for high availability, due to the fact that it must be implemented at the various customs control points. The system design uses cloud concepts and tools such as high availability clusters, microservices and SPAs, which helped the institution's digital transformation process by digitizing documents using the OCR module and implementing the Workflow, Forms Engine, Document Repository and Digital Signature modules. The use of these modules significantly reduced the use of the institution's physical records. This project had a planned duration of ten months and eighteen days, which had to be extended by one month for delivery. At the end of the project, the system was deployed in production environments and functional tests were conducted to validate its capabilities and those of the production environment.