Implementación de un tablero de control para el seguimiento y control del proceso de compra de terrenos mediante Monday y Power BI en una empresa inmobiliaria

Abstract

En la actualidad, existen empresas que realizan el proceso de compra de terrenos, estas tierras se caracterizan por ser terrenos urbanos o rurales, normalmente, las empresas buscan zonas que tengan las prestaciones necesarias. Esto tiene como finalidad la población en un periodo de mediano plazo. No solo buscan generar negocio, sino que también contribuyen con la descentralización que es necesaria en Lima. En la empresa de rubro inmobiliario se evidenció la falta de trazabilidad que existía en el proceso de la compra de terrenos. En este proceso, interactúan las áreas de Reserva, Legal, Licencias, Operaciones, Producto y Gerencia de Desarrollo Arquitectónico, estas áreas realizan el registro de los datos en herramientas como Microsoft Office Excel o herramientas internas del área. Por esta razón no hay una comunicación rápida del proceso de compra en la empresa. El objetivo principal del trabajo es la implementación de un tablero de seguimiento y control del proceso de compra de terrenos mediante una herramienta de gestión de proyectos y Power BI en una empresa inmobiliaria. Tuvo un impacto positivo en la integración de los equipos que intervienen en el proceso de compra de terreno. Se requirió una herramienta para priorizar tareas, asignar responsabilidades, control y medición tiempos. Con esa finalidad se propuso Monday como Sistema de Gestión de proyectos en donde se llevó a cabo la gestión de la compra de terreno de inicio a fin. Las etapas del proceso fueron delimitadas por hitos y responsables, y la medición del cumplimiento por tiempos planeados, reprogramados y reales. Con los tableros en Monday implementados se procedió a integrar los tableros mencionados con Power BI. Finalmente, se procedió a crear Dashboards para dar visibilidad a los Gerentes de las distintas áreas sobre el estado actual de los terrenos con acuerdo comercial, opción de compra y compra y venta. De esta manera, se pudo optimizar y automatizar el seguimiento y control del proceso de compra de terreno utilizando Monday como herramienta de gestión y Power BI como herramienta de control.

Currently, there are companies that carry out the land purchase process. These lands are characterized by being urban or rural lands. Normally, companies look for areas that have the necessary features. The purpose of this is the population in a medium-term period. They not only seek to generate business, but also contribute to the decentralization that is necessary in Lima. In the real estate company, the lack of traceability that existed in the land purchase process was evident. In this process, the areas of Reservation, Legal, Licensing, Operations, Product and Architectural Development Management interact; these areas record the data in tools such as Microsoft Office Excel or internal tools of the area. For this reason, there is no quick communication of the purchasing process in the company. The main objective of the work is the implementation of a dashboard for monitoring and controlling the land purchase process using a project management tool and Power BI in a real estate company. It had a positive impact on the integration of the teams involved in the land purchase process. A tool was required to prioritize tasks, assign responsibilities, control and measure time. With this purpose, Monday was proposed as a Project Management System where the management of the land purchase was carried out from start to finish. The stages of the process were delimited by milestones and responsible parties, and compliance was measured by planned, rescheduled and actual times. With the Monday dashboards implemented, the aforementioned dashboards were integrated with Power BI. Finally, Dashboards were created to give visibility to the Managers of the different areas about the current status of the land with a commercial agreement, purchase option and purchase and sale. In this way, it was possible to optimize and automate the monitoring and control of the land purchase process using Monday as a management tool and Power BI as a control tool.