Optimización del proceso de revisión documentaria mediante Lean Thinking y Scrum para reducir el tiempo de emisión de informes financieros en la empresa auditora TGS & Sarrio

Abstract

Este estudio investiga la gestión de la revisión de documentación en una empresa auditora y el reto de cumplir los plazos de entrega según el contrato con el cliente. Utilizando el análisis de los tiempos que tomaba completar las auditorías, se observó un constante retraso en la presentación de informes financieros al cliente. Hemos examinado la influencia de algunos factores que generaron sobretiempos en la revisión de documentación en la auditoría y se observó que la causa más repetitiva de los incumplimientos con los plazos era la falta de estandarización en los papeles de trabajo, en el proceso de revisión de papeles de trabajo y en el desarrollo y emisión de informes. Nuestros hallazgos sugieren que la aplicación de Scrum y Lean Thinking en el proceso de revisión documentaria permite reducir tiempos de la presentación de informes en 69.39%, así como disminuir la rotación de personal en 50.00%, mejorar los índices de conocimiento del servicio en el equipo en 250.00% y disminuir el índice de informes reprocesados en 93.74%. Este trabajo contribuye a que la empresa cuente con una base para estandarizar procesos de revisiones especiales de documentación y de la misma forma, que otras empresas que se desempeñan en el mismo rubro, usen nuestro modelo como referencia al implementar dichas herramientas.

This study investigates the management of documentation review in an audit firm and the challenge of meeting deadlines as per the client contract. Using the analysis of the time taken to complete audits, a consistent delay in the submission of financial reports to the client was observed. We have examined the influence of some of the factors that generated delays in the review of audit documentation, and it was observed that the most recurring cause of missed deadlines was the lack of standardization in working papers, in the working paper review process and in the development and issuance of reports. Our findings suggest that the application of Scrum and Lean Thinking in the document review process reduces reporting times by 69.39%, reduces staff turnover by 50.00%, improves service awareness rates in the team by 250.00% and reduces the number of reworked reports by 94.00%. This work contributes to the company having a basis for standardizing special documentation review processes and, in the same way, for other companies working in the same field to use our model as a reference when implementing these tools.