Sistema de automatización para el proceso de honra de una empresa bancaria de segundo nivel

Abstract

Actualmente se ha detectado que empresas de diferentes sectores siempre tienen procesos o parte del proceso que se realiza de forma manual, es decir existe un trabajo de digitación ya sea a mano o en algún dispositivo electrónico donde el usuario tiene que ingresar la información desde algún teclado. En algunos casos el registro manual puede ser rentable, sin embargo, la tendencia indica que cada vez más empresas optan por automatizar sus procesos. Según un sondeo realizado por Forbes, siete de cada diez empresas realizan proyectos de automatización con el fin de reducir costos de personal y evitar incurrir en costos de reprocesos que normalmente están ligados a los procesos manuales.

El presente trabajo trata sobre una propuesta de solución de un sistema de automatización robótica de proceso (RPA) en el registro del proceso de Honra de la empresa Cofide. La herramienta seleccionada para el desarrollo del robot es UiPath, debido a que sus características, entre las que destacan su facilidad de aprendizaje, así como el ser bastante intuitiva. Para el desarrollo de la solución se utiliza una metodología hibrida, la cual es una integración de las mejores prácticas de la séptima edición del PMBOK para la gestión del proyecto y bajo el marco ágil de Scrum para la ejecución del producto. La implementación tiene un impacto favorable en la empresa, ya que se logra reducir el tiempo usado en tareas operativas como el registro manual, así como aumentar el porcentaje de aceptación de los documentos registrados. Como resultado de optimizar el proceso, el usuario digitador podrá invertir este tiempo destinado a la tarea operativa hacia una labor de mayor análisis o de alta trascendencia para la organización.

Para finalizar, este proyecto se ha validado a través del usuario final en base a una encuesta realizada, tomando en cuenta los criterios más importantes del sistema de automatización. Como resultado obtenido se afirma que el porcentaje de aprobación es del 80%, ya que el sistema propuesto cumple con los requerimientos de usuario y adicionalmente se indicó que se necesitaría mayor número de reportes para tener un mejor control de los registros programados.

Nowadays it’s been noticed that companies from different sectors always have processes or part of them carried out manually, which means, there is a typing job being doing either by hand or through some electronic device where the user has to enter the information from a keyboard. At some cases, manual registration can be profitable, however, trending shows up that more and more companies choose to automate their processes. According to a survey conducted by Forbes, seven out of ten companies carry out automation projects in order to reduce human resources costs and prevent rework, normally related to manual processes.

The following document set a proposal of a solution for robotic process automation system (RPA) in the Honor process registration from Cofide company. UiPath, is the selected tool for the robot development, due to its characteristics, like being easy to learn, as well as being quite intuitive. For the solution development, a hybrid methodology is selected as an integration of the best practices from PMBOK seventh edition for project management and Scrum, an agile framework, for the execution of the product. Solution development has a favorable impact on the company, because it reduces the time used by operational tasks such as manual registrations, and increase the acceptance percentage of registered documents. As a result, of optimizing the process, typing users will be able to invest their time, before changes, allocated to the operational task towards different tasks like analysis or other high important tasks for the organization.

Finally, this project has been validated with the end user, through a survey, which consider the most important criteria of the automation system. As a result of this validation, it is affirmative to say that there is an 80% approval percentage, since the proposed system meets the user requirements, in addition, a greater number of reports would be required to have control of the scheduled registrations.