Modelo para la automatización del proceso de cuentas por pagar de una organización empresarial Utilizando RPA

Abstract

El presente trabajo de investigación está motivado por la necesidad de optimizar el proceso de cuentas por pagar de la SNMPE, porque en la ejecución del proceso hay actividades manuales tediosas y repetitivas que generan sobrecarga de trabajo en los usuarios, por lo cual, la entidad desea reducir el tiempo de ejecución y los costos en la ejecución del proceso.

Para desarrollar este proyecto se realizó una investigación sobre las posibles alternativas que optimizarían las tareas manuales que tiene el proceso. En la SNMPE se realizó un análisis del proceso de cuentas por pagar para brindar una solución acorde a sus necesidades y presupuesto. Por lo tanto, al realizar el análisis de las tareas que el usuario desea que se automaticen de tal manera que no haya intervención humana en la ejecución de dicho conjunto de tareas; se optó por optimizar el conjunto de tareas perteneciente al proceso de cuentas por pagar a través de un RPA, ya que es la alternativa que calza mejor con las necesidades de la empresa. Luego se eligió la herramienta RPA a utilizar, para el caso de la SNMPE la herramienta más conveniente es Automation Anywhere que es una de las herramientas RPA más usadas en el mercado por su fácil configuración e implementación y por el bajo costo de su licencia, lo cual es ideal para reducir costos en la ejecución del proceso. A continuación, se diseñó el modelo de proceso con las tareas manuales y repetitivas automatizadas con RPA.

Finalmente se realizó una encuesta sobre el nivel de satisfacción del usuario sobre las ventajas que la implementación del modelo traería consigo, tales como la reducción del tiempo de ejecución, el costo de la ejecución y la eliminación total de los errores operativos, en dicha encuesta participaron el jefe de TI y los usuarios del proceso. Con los resultados de dicha encuesta se pudo validar que el grado de satisfacción de los usuarios es alto respecto a las ventajas que brinda la implementación del modelo propuesto; lo cual cumple con los lineamientos de optimización de procesos de la SNMPE con el fin de poder realizar una transformación digital total y así estar en un proceso de mejora continua.

The present research work is driven by the need to optimize the accounts payable process of the SNMPE, because in the execution of the process there are repetitive activities that generate work overload in the users, for which the entity wishes to reduce the execution time and the costs in the execution of the process.

To develop this project, an investigation was carried out on possible alternatives that would optimize manual tasks. In the SNMPE, an analysis of the accounts payable process was carried out to provide a solution according to their needs and budget. Therefore, now the user wants it to be robotized in such a way that there is no human intervention in the execution of said set of tasks; It was decided to optimize the set of tasks belonging to the accounts payable process through an RPA, since it is the alternative that best fits the needs of the company. Then the RPA tool to be used was used, in the case of SNMPE the most convenient tool is Automation Anywhere, which is one of the most used RPA tools on the market for its easy configuration and implementation, and for the low cost of its license, which is ideal to reduce costs in the execution of the process. Next, the process model was developed with manual and repetitive tasks automated with RPA.

Finally, a survey was carried out on the level of user satisfaction on the advantages that the implementation of the model would bring, such as the reduction of execution time, the cost of execution and the total elimination of operational errors, in said survey participation IT manager and process users. With the results of said survey, it was possible to validate that the degree of user satisfaction is high with respect to the advantages offered by the implementation of the proposed model, which complies with the process optimization guidelines of the SNMPE in order to carry out a total digital transformation.