Propuesta de implementación de un asistente virtual para la gestión de permisos y atención de consultas para reducir los tiempos en los cierres de planillas utilizando inteligencia cognitiva para una empresa pesquera

Abstract

Este proyecto tiene como objeto de estudio a una empresa pesquera nacional líder en su sector, dedicada a la extracción, transformación y comercialización de recursos hidrobiológicos para consumo humano indirecto y directo.

La presente tesis propone el análisis, diseño e implementación de un asistente virtual para gestionar permisos y atención de consultas para reducir los tiempos en los cierres de planillas semanales de tripulantes y obreros.

Los procesos de estudio son la gestión de permisos y la gestión de consultas del área de Gestión Humana. En el primer proceso, las solicitudes del personal tripulante y obrero se realizan con formatos físicos y son registrados de forma manual en el sistema por los responsables de administración de personal, lo que está sujeto a errores de digitación y a que no se realicen en el tiempo oportuno lo que produce pagos incorrectos en la nómina y reprocesos. En el segundo proceso, las consultas que los colaboradores realizan a los responsables de administración de personal sobre temas relacionados a sus pagos son recurrentes todas las semanas debido a que necesitan conocer cómo se calculan sus pagos semanales que dependen de factores variables derivados de la producción. También, realizan consultas variadas como los tipos de beneficios, seguros y otras gestiones personales.

Bajo esta premisa, nuestra propuesta de solución en este proyecto se basa en un asistente virtual con reconocimiento de lenguaje natural utilizando inteligencia cognitiva, con acceso mediante una aplicación móvil, para que los tripulantes y obreros puedan auto gestionar sus descansos y consultas de manera oral o escrita mediante un asistente virtual tal como si lo hicieran con una persona real. Además, dejamos abierto este canal para que pueda ser usado por otros procesos del área y de otras áreas de la empresa. Todo esto, ayudará a minimizar el tiempo de horas hombre que se invierte en registrar descansos y gestionar las consultas para que el área de Gestión Humana se pueda enfocar al cálculo correcto y oportuno de los cierres de planillas semanales, y en otras funciones propias del área.

This project aims to study a leading national fishing company, a leader in its sector, dedicated to the extraction, transformation, and commercialization of hydrobiological resources for indirect and direct human consumption.

This thesis proposes the analysis, design, and implementation of a virtual assistant to manage permits and attend inquiries to reduce the closing times of weekly payroll for crew and workers.

The study processes are the management of permits and the management of queries from the Human Management area. In the first process, the requests of the crew and worker personnel are made with physical formats and are manually registered in the system by those responsible for personnel administration, which is subject to typing errors since they are not always carried out in a timely fashion which produces incorrect payroll payments and the need for corrections. In the second process, the consultations that collaborators make to those responsible for personnel administration on issues related to their payments are recurring every week because they need to know how their weekly payments are calculated, which depend on variable factors derived from production. Also, they carry out various queries such as types of benefits, insurance, and other personal procedures.

Under this premise, our solution proposal in this project is based on a virtual assistant with natural language recognition using cognitive intelligence, with access through a mobile app, so that crew members and workers can self-manage their breaks and consultations orally or in writing. using a virtual assistant as if they were doing it with a real person. In addition, we leave this channel open so that it can be used by other processes in the area and other areas of the company. All this will help to minimize the man-hour time that is invested in recording breaks and managing inquiries so that the Human Management area can focus on the correct and timely calculation of weekly payroll closings, and on other functions of the area.