Actualización del manual de procesos de oficina de Pensiones

Abstract

El presente trabajo de Suficiencia Profesional detalla la experiencia y desempeño en mi actividad profesional, como asistente administrativo en Oficina de Pensiones de la Universidad de Piura. Cuando asumí el encargo de la jefatura de Oficina de Pensiones y la Gerencia General de la Universidad de Piura para actualizar el manual de procesos de la oficina de pensiones, por estar desactualizado y no con todos los procesos diagramados. Uno de los principales inconvenientes que se presentó durante el proyecto fue lograr coincidir en los tiempos de los analistas para agendar las reuniones para el levantamiento de información ya que es una de las áreas que casi siempre se encuentra en procesos picos como matrícula de alumnos antiguos, evaluación de ingresantes, gestión de cobranza, etc. Es por ello, que para realizar un correcto levantamiento de información se organizó varias reuniones para entender cada proceso que se encontraba en el manual y verificar cual aún realizan y cual ya no realizan en la oficina de pensiones. Para realizar un análisis apropiado de toda la información recopilada se realizaron entrevistas a través de Microsoft Teams, analizaron los procesos y se diseñaron cada mapa general de los procesos y de los subprocesos. En la actualidad, se ha actualizado el manual de procesos de la oficina de pensiones, considerando los procesos que la oficina se encuentra ejecutando. Se ha planteado la posibilidad de seguir optimizando los procesos, debido a que se encuentran en constante actualización de los sistemas bancarios con los que se cuentan con convenio y con nuevos convenios con empresas

The present Work of Professional Sufficiency details the experience and performance in my professional activity, as administrative assistant in the Pension Office of the University of Piura. When I assumed the assignment of the head of the Pension Office and the General Management of the University of Piura to update the process manual of the pension office, because it was outdated and did not have all the processes diagrammed. One of the main drawbacks that arose during the project was that the analysts had to schedule meetings to gather information, since this is one of the areas that is almost always in peak processes such as enrollment of former students, evaluation of new students, collection management, etc. For this reason, several meetings were organized to understand each process that was in the manual and to verify which processes are still performed and which are no longer performed in the pension office. To carry out a proper analysis of all the information gathered, interviews were conducted through Microsoft Teams, processes were analyzed and each general map of processes and sub-processes was designed. Currently, the process manual of the pension office has been updated, considering the processes that the office is executing. The possibility of continuing to optimize the processes has been considered, since they are being executed by the office.