Diseño del sistema de gestión documental de Secretaría General en Universidad Privada Antenor Orrego

Abstract

Una de las tareas más comunes en cualquier oficina es la gestión documental; sin embargo, ésta se puede convertir en un problema muy serio si no se realiza adecuadamente. Para realizarla de manera eficaz se tienen que llevar a cabo acciones precisas de identificación de los documentos para su ordenado archivo y posterior localización inmediata. En esta tesis propongo mejoras en el Diseño del Sistema de Gestión Documental de la Oficina de Secretaria General de la UPAO, basado en estándares internacionales que facilitará su certificación. Para el presente trabajo de investigación, realicé una serie de encuestas y entrevistas, las cuales ayudaron en el análisis correspondiente. Así mismo, se siguió en su desarrollo las etapas de la metodología de la Norma ISO 15489 *. Los logros se pueden evidenciar en las propuestas de mejoras e implementaciones sugeridas en: a) El Proceso de Archivamiento, b) El Proceso de Base de Conocimiento y c) La Propuesta de rotulado. *Norma ISO 15489: Información y documentación: Gestión de documentos

One of the most common tasks in any office is document management, however, this task can turn into a complicate problem if it's not done properly. In order to carry it out efficiently, it is necessary to carry out precise actions of identification of the documents for their orderly archiving and subsequent immediate location.

In this thesis presents I propose to improve the Design of the Document Management System of the Office of the General Secretary of UPAO, based on international standards that will facilitate its Certification.

For the present research work, I conducted a series of surveys and interviews, which helped in the corresponding analysis. Likewise, it was followed in its development the stages of the methodology of the ISO 15489 Norm*.

The achievements can be evidenced in proposals for improvements and implementations suggested in: a) The Archiving Process, b) The Knowledge Base Process, and c) The Proposal for Labeling. * ISO 15489 Norm: Information and Documentation: Document Management