Implementación de la gestión de cambios basada en ITIL para la empresa IT Expert

Abstract

Este proyecto surge de la necesidad de la empresa IT Expert en alinear sus prácticas en gestión de TI a estándares internacionales que permitan asegurar a sus clientes que los servicios TI administrados están bajo prácticas mundialmente aceptadas. La importancia de este proyecto radica en que la gestión de cambios constituye un proceso fundamental dentro del ciclo de vida de la mayoría de servicios ofrecidos en el catálogo de servicios de IT Expert y al no tener un tratamiento especial, no permite cumplir los Acuerdos de Nivel de Servicio, lo que termina por generar insatisfacción y desconfianza en sus clientes. El objetivo principal de este proyecto es implementar el proceso de gestión de cambios ITIL en IT Expert y para ello se siguen, en paralelo, lineamientos generales de las metodologías Ciclo de Vida de un Sistema de Información (Desarrollando los entregables de las fases de Análisis, Diseño, Implementación y Operación) y la Gestión de Proyectos (Desarrollando los entregables de las fases de Inicio, Planificación, Ejecución, Validación, Control y Cierre). Los entregables finales del proyecto permiten a IT Expert operar el proceso de gestión de cambios en su totalidad bajo la perspectiva de ITIL. Además, estos entregables constituyen una nueva forma de trabajo (nuevo proceso), nuevas herramientas (Software para la gestión de cambios y plantillas del proceso) y un compromiso por parte de las autoridades de IT Expert y la Escuela de Ingeniería de Sistemas y Computación por ofrecer un mejor servicio mediante una gestión de cambios controlada. Los resultados obtenidos demuestran que con el nuevo proceso, aunque los tiempos necesarios para ofrecer los servicios del catálogo aumentan, gracias a este incremento (justificado por las actividades del proceso de gestión de cambios) se tiene un mayor control del riesgo e impacto de los cambios y por tanto se disminuye la cantidad de incidentes a raíz de cambios mal ejecutados. Así mismo, la información que genera el proceso de gestión de cambios constituye un activo de conocimiento elemental para la gestión de servicios TI en IT Expert.

This project arises from the need of the IT Expert Company to align their IT management practices to international standards that assure their customers that IT managed services are under globally accepted practices. The importance of this project is that change management is a fundamental process within the lifecycle of most services offered in the IT services catalog of IT Expert and by not having a differentiated and well-defined treatment, it does not allow to fulfill the Service Level Agreements, which ends up generating dissatisfaction and distrust on customers of the company. The main objective of this project is to implement the ITIL change management process in IT Expert and for that we follow, in parallel, general guidelines of two methodologies The Information System Lifecycle (Developing deliverables of the Analysis, Design, Implementation and Operation phase) and Project Management (Developing deliverables of the Inception, Planning, Implementation, Validation, Control and Closing phase). The final deliverables of the project allow IT Expert to operate the change management process as a whole from the perspective of ITIL. In addition, these deliverables are a new way of working (new process), new tools (change management software and process templates) and a commitment of the IT Expert and the School of Engineering and Computer Systems authorities to offer a better service through a controlled change management. The results show that, although with the new process the time needed to provide the catalog services increases, thanks to this increase (justified by the activities of the change management process) you have greater control of the risk and impact of changes and therefore it decreases the number of incidents due to poorly executed changes. Likewise, the information generated by the change management process is an elemental knowledge asset for the IT service management in IT Expert.