Desarrollo e implementación de sistema de atención de consultas para postulantes de la Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas

Abstract

La presente tesis está orientada a demostrar que el proyecto Desarrollo e Implementación de Sistema de Atención de Consultas para Postulantes de la Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas desarrollado bajo los estándares globales de Dirección de Proyectos, basados en la Guía del PMBOK® 2008, conlleva al éxito del proyecto y beneficia a la organización. El sistema propuesto está basado en una plataforma tecnológica que combina la telefonía y las consultas vía Web para la Oficina de Admisión de la UPC (Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas), permitiendo mejorar la eficiencia de la atención a sus postulantes, elevar la satisfacción de servicio, reducir errores y tiempos de atención y elevar la imagen de la institución al brindar información a sus postulantes por estos medios. La tesis presenta un presupuesto que considera todos los costos de los recursos asignados al proyecto, incluyendo los costos de servidores, licencias, personal de UPC, vendedores y de las actividades de difusión del producto final. Esto para tener una visión total del presupuesto del proyecto, en su aplicación directa de la mayoría de los fundamentos de los estándares globales en la dirección de proyectos. Actualmente el proyecto está en ejecución y se está desarrollando en fases por decisión del patrocinador. La tesis se estructura en capítulos correspondientes al caso de negocio y a los grupos de procesos de la Dirección de proyectos del PMI: Iniciación, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Control y Cierre. El primer capítulo presenta la justificación del proyecto basado en el resultado de viabilidad alineado a los objetivos estratégicos de la organización. El segundo capítulo presenta los entregables del Grupo de Procesos de Iniciación; el Acta de Constitución y el Registro de Interesados. El tercer capítulo muestra los entregables relacionados al grupo de procesos de Planificación. En el alcance se identifican todos los requisitos y entregables que serán incluidos para que puedan ser completados exitosamente. También presenta los entregables de Dirección de Proyectos para garantizar la conclusión del proyecto a tiempo y para controlar los costos dentro del presupuesto aprobado. Se concluye las herramientas para una eficiente gestión de los Recursos Humanos y el Plan de Gestión de la Comunicación, muestra cómo se dispondrá la información del proyecto de manera adecuada y oportuna a los interesados. Se propone también un Plan de Respuesta a Riesgos. Por último se presenta el Plan de Gestión de Adquisiciones con entregables involucrados por la compra de dos servicios críticos como la grabación de voces y el diseño Web. El cuarto capítulo muestra los modelos de informe de avances y desempeño, que se usarán para una buena supervisión y control del proyecto. Ayuda a los interesados a tener un panorama del avance real del proyecto para tomar decisiones oportunas. El quinto capítulo presenta los formatos de cierre de proyecto a fin de completar formalmente el proyecto o una fase y las lecciones aprendidas que nos permiten fundamentar que acciones correctivas se realizaron frente a los inconvenientes que se presentaron. Finalmente se presentan las conclusiones de nuestra experiencia de aplicación de los fundamentos de la Guía del PMBOK® 2008 4ta edición, así como recomendaciones para explorar nuevas alternativas de tecnologías de información y comunicación.