Implementación del proceso de control de presupuesto de gastos en el área comercial de una institución educativa

Abstract

El presente trabajo tiene por objetivo implementar un proceso de control de presupuesto de gastos en el área comercial de una institución educativa el cual servirá para lograr un mejor desempeño operativo. Se examinó la estructura del área y los roles de cada empleado a fin de lograr una mejor comunicación; y se analizó el registro de los gastos para generar información confiable y oportuna. Asimismo, se implementó un indicador de gestión que permita medir y controlar los gastos mensualmente. El estudio se inició con la recopilación de los datos históricos de los gastos en donde se identificó un aumento en los gastos comerciales en los últimos años así como una disminución del indicador financiero EBITDA, se revisaron y analizaron los procesos y la gestión interna del área así como la gestión presupuestal, es por esta razón que se propone implementar un proceso de control de gastos. Como resultado del trabajo realizado, se logró un manejo más eficiente del presupuesto comercial ya que se consiguió un ahorro promedio anual del 5% en el 2019 lo que permitió un mejor desempeño operativo aumentando el resultado EBITDA en 0.4% respecto al 2018 generando mayores beneficios para la institución. Además, se logró una mejor organización y comunicación en el área que permitieron un mayor involucramiento y compromiso del personal de todos los niveles jerárquicos así como la mejora del flujo de información. En conclusión, la implementación del proceso de control de gastos en el área comercial permitió lograr el beneficio esperado para la empresa y fue una oportunidad para demostrar la importancia de utilizar indicadores de gestión reafirmando que lo que no se mide no se puede mejorar.

The objective of this work is implement a expenses budget control process in the commercial area of an educational institution which will serve to achieve better operational performance. The structure of the area and the roles of each employee were examined in order to achieve better communication; and the record of expenses was analyzed to generate reliable and timely information. Likewise, a management indicator was implemented to measure and control expenses monthly. The study began with the compilation of historical data on expenses where an increase in commercial expenses was identified in recent years as well as a decrease in the financial indicator EBITDA, the processes and internal management of the area were reviewed and analyzed as well budget management, it is for this reason that it is proposed to implement an expense control process. As a result of the work carried out, a more efficient management of the commercial budget was achieved since an average annual saving of 5% was achieved in 2019, which allowed a better operating performance, increasing the result EBITDA by 0.4% compared to 2018, generating greater benefits for the institution. In addition, a better organization and communication was achieved in the area that allowed a greater involvement and commitment of the personnel of all hierarchical levels as well asthe improvement of the information flow. In conclusion, the implementationof the expense control process in the commercial area allowed to achieve the expected benefit for the company and was an opportunity to demonstrate the importance of using management indicators, reaffirming that what is not measured cannot be improved.