Implementación del procedimiento de compras de equipos especializados con valor menor a 8 UITs, de una Universidad Pública - 2018

Abstract

El presente trabajo monográfico, según el método descriptivo, fue elaborado bajo los lineamientos de la Resolución N°00119-2020-CU-UNALM. Se describe la problemática y propuestas de mejora del procedimiento de compra de equipos especializados menor a 8 UITs mediante la metodología de Diagrama de Flujos realizado en el periodo de enero a diciembre del 2018 en la Unidad de Adquisiciones, perteneciente a la Oficina de Abastecimiento de “La Universidad”, institución pública con sede en el Departamento de Lima Metropolitana, la cual ocupó el puesto 8 dentro de las 49 Universidades Estatales con un 89% de ejecución presupuestal a toda fuente en el periodo enero – diciembre 2017, perteneciendo al 46.9% de universidades públicas que ejecutaron solo entre el 80 y 90% de su presupuesto asignado. Entre los factores que generaban que el avance presupuestal no sea el más óptimo, se evidenció que las actividades del “procedimiento de compras” que se llevaba a cabo en ese momento no permitían la adecuada atención de los requerimientos de compra de equipos especializados, así como la falta de conocimiento por parte de los actores dentro del flujo y la falta de uso de herramientas documentarias (formatos) estandarizadas que complementen eficazmente dicho procedimiento. Considerando la problemática reflejada en la ineficiente ejecución presupuestal, la Dirección General de Administración solicitó que se ejecuten acciones para el incremento del nivel de ejecución y reducción de los niveles de inconformidad con las áreas usuarias. Ante esta situación, la bachiller que elabora el presente trabajo monográfico lideró el equipo de la Unidad de Adquisiciones, con el cargo de Analista de Compras y posterior Jefa de la Unidad, que analizó la problemática, diagnóstico y propuso posibles soluciones logrando la implementación del procedimiento de compras de equipos especializados menores a 8 UITs, la integración y capacitación del personal que participa dentro del procedimiento, afianzando las relaciones con las áreas usuarias y de manera conjunta se logró la meta de ejecución presupuestal a toda fuente con un incremento del 3.3% llegando al 92.3%, en comparación al periodo anterior (2017).

The present monographic work, according to the descriptive method, was elaborated under the guidelines of Resolution N° 00119-2020-CU-UNALM. It describes the problems and proposals for improvement of the procedure for the purchase of specialized equipment less than 8 UITs through the Flowchart methodology carried out in the period from January to December 2018 in the Procurement Unit, belonging to the Procurement Office of “The University“, which ranked 8th among the 49 State Universities with 89% of budget execution at all sources in the period January - December 2017, belonging to the 46.9% of public universities that executed only between 80 and 90% of their allocated budget. Among the various reasons that generated that the budgetary progress is not the most optimal, it was evidenced that the activities of the “procurement procedure“ that was carried out at that time did not allow adequate attention to the requirements for the purchase of goods, as well as the lack of knowledge by the actors within the flow and the lack of use of documentary tools that effectively complement such procedures. Considering the problem of inefficient budget execution, the General Directorate of Administration requested that corrective actions be implemented in order to increase the level of execution and reduce the levels of non-conformity with the user areas. Faced with this situation, the bachelor who prepared this monographic work led the team of the Procurement Unit, with the position of Head of the Unit, which analyzed the problems, diagnosis and proposed possible solutions achieving the implementation of the procedure for the purchase of specialized equipment less than 8 UITs, the integration of staff involved in the procedure, strengthening relations with the user areas and jointly achieve the goal of budget execution at all sources of 92.3% in the period January - December 2018.