Desarrollo e implementación del sistema información “SISLOG” en la administración de abastecimientos de la Municipalidad Provincial de Ambo, año 2014

Abstract

El trabajo de investigación desarrollado, se ha realizado en la Sub Gerencia de Abastecimientos de la Municipalidad Provincial de Ambo, con la finalidad de mejorar los procedimientos de gestión logística en dotación de bienes y servicios, para el cual se diseñó e implementó un software específico denominado Sistema Informático SISLOG que automatiza las tareas y actividades que se desarrollan en sus procedimientos administrativos. A nivel nacional los gobiernos locales, tanto las municipalidades provinciales y distritales presentan deficiencias en su gestión administrativa, operacional y financiero; uno de los factores que motiva la deficiencia administrativa está relacionado con el uso inadecuado de las herramientas modernas de la tecnología de información y comunicación (TIC). La Municipalidad Provincial de Ambo, ubicada en la Región Huánuco, no es ajeno a esta realidad, en ella se percibe lentitud en sus trámites administrativos, deficiente atención a los usuarios y deficiente uso de los recursos financieros para el desarrollo y ejecución de proyectos y obras en beneficio de la comunidad, recursos. Una de las razones para la existencia de estas deficiencias es por la carencia de un adecuado sistema de información integrado en toda la Municipalidad que posibilite el almacenamiento, procesamiento y la distribución de la información de manera rápida, integrada, oportuna y confiable para una toma de decisiones adecuadas; frente a esta realidad el autor del presente trabajo de investigación titulado “Desarrollo e implementación del Sistema Informático SISLOG en la administración de Abastecimientos de la Municipalidad Provincial de Ambo, año 2014”, pretenden mejorar la situación actual de los procedimientos administrativos de la gestión logística de la Unidad de Abastecimientos, analizando, documentando y automatizando los procesos actuales con apoyo de las herramientas de la tecnología de información, logrando incorporar el Sistema Informático SISLOG que facilite y mejore los procesos administrativos y la toma de decisiones tanto en la Unidad de Abastecimiento así como en la toda la Municipalidad. En el trabajo de investigación se ha formulado la siguiente interrogante principal: ¿De qué manera incide el uso del Sistema Informático SISLOG en la gestión logística de la Municipalidad Provincial de Ambo?, el cual mediante los resultados obtenidos con la implementación del software en mención, se ha logrado mejorar los procedimientos administrativos de la Unidad de Abastecimientos, el cual se refleja en el mejor control de los ingresos, salidas y almacenamiento de los bienes, la formulación de los reportes de los saldos el stock, mejora en los servicios de atención en la dotación de bienes y servicios, mejora en la toma de decisiones y además permitiendo agilizar las compras con apoyo de la determinación rápida y oportuna de los cuadros de requerimientos de los bienes y servicios de la diferentes unidades orgánicas de la Municipalidad Provincial. Además se ha mejorado sustancialmente la elaboración de los resúmenes, informes y estadísticas de los diferentes procesos de la Unidad de Abastecimientos, los cuales son derivados a las otras Unidades y Gerencias de la Municipalidad. El sustento teórico y práctico del trabajo de investigación se basó en los conceptos fundamentales de las plataformas de diseño de sistemas de información basados en computadora, de las bases de datos, así como de la mejora de procedimientos, mediante los conceptos del campo de la investigación de operaciones e informática, los cuales nos han permitido conocer cómo funciona el sistema con los procedimientos actuales de la Unidad de Abastecimientos y en base a ello diseñar e implantar y operar un nuevo modelo de desarrollo de los procedimientos administrativos con apoyo y sustento de las tecnología de información y comunicación (TIC). Por su nivel el trabajo de investigación reúne las características de un estudio de nivel pre experimental. Se ha utilizado el método científico como método principal, y como secundarios a los métodos: descriptivo y analítico y estadístico. Las técnicas que se utilizaron en el desarrollo del trabajo de investigación fueron las encuestas, las entrevistas, las observaciones, el análisis documentario y la navegación en los buscadores de internet, con sus respectivos instrumentos, los que permitieron recopilar y procesar los datos. Al final de la investigación, los resultados que se obtuvieron fueron: - Se logró implementar el Sistema Informático SISLOG, que permite mejorar y automatizar los procedimientos dela gestión logística de la Unidad de Abastecimientos de la Municipalidad Provincial de Ambo. - Se han logrado automatizar los procedimientos de registro de ingresos, registro de salidas, registro de compras, Registro unidades orgánicas, registro de personal administrativo, registro de proveedores, registro del catálogo de bienes y servicios, control de productos en inventarios, formulación de requerimiento de compras, determinación de resúmenes y estadísticas de ingresos, compras y salidas. - Mediante el Sistema Informático SISLOG, se ha mejorado el control de stock de los artículos, el control de las entradas y salidas por compras y ventas, formulación de los requerimientos de bienes y servicios, control de los datos de proveedores y la formulación de informes y estadísticas diversas que son derivadas a las diferentes unidades orgánicas de la Institución los cuales posibilitan realizar una adecuada toma de decisiones en la gestión integral de la Municipalidad. - El Sistema Informático SISLOG, al tener sistematizado los datos del inventario de productos permite llevar un mejor control de los bienes que se ubican en el almacén, se determina con mucha facilidad la inexistencia de productos, aquellos que están debajo de los niveles del stock mínimo, productos que están fuera de la fecha de vencimiento