Implementación de un sistema web de trámite documentario para la Municipalidad Distrital de Ignacio Escudero – Sullana 2021

Abstract

La Municipalidad Distrital Ignacio Escudero-Sullana (MDIES) requiere ejecutar una gestión eficiente de archivos y esto implica una responsabilidad legal. Cada documento que se tramita debe cumplir un plazo y otros requisitos descritos en el documento de gestión TUPA (Texto Único de Procedimientos Administrativos). El trámite documentario de la MDIES se caracteriza por ser manual y tardío en el proceso de registro, búsqueda, consulta de estado y de respuesta; y por la formación de cuellos de botella y almacenamiento físico que ocasiona, en los ciudadanos, una percepción de mal servicio de parte de la MDIES y que se manifiesta en quejas y denuncias. Es una investigación de tipo aplicación tecnológica, nivel descriptivo, enfoque cuantitativo, diseño no experimental y diseño trasversal. La población de la investigación estará conformada por todos los documentos que frecuentemente dan origen a un trámite dentro de la MDIES. Se calificó los criterios de calidad del sistema web dando como resultado los valores de regular en funcionalidad y regular en usabilidad. También se logró medir la percepción de los usuarios del sistema web en cuanto al nivel de satisfacción en la eficiencia de la gestión de trámite documentario obteniendo una calificación regular. Se concluyó que con el valor de regular para los criterios de calidad del sistema web es un indicador de que si cumplen con las necesidades de la gestión; y que con la evaluación del nivel de satisfacción en la eficiencia de la gestión de trámite documentario es un indicador de la optimización efectiva del flujo documental dentro de las diferentes oficinas de la MDIES. Se recomendó definir la política de gestión documental, basada en el sistema web y complementado con lo recomendado en la Directiva N° 001-2013-AGN-DNDAAI referente a procedimientos técnicos de archivo de las municipalidades y otros documentos normativos sobre gestión documental.