Propuesta de gestión de archivo para el área de compras y contrataciones de la Sub Gerencia Operaciones Oleoducto Norperuano – Petroperú S.A.

Abstract

El objetivo principal de esta investigación es diseñar una propuesta de Sistema de Gestión de Archivo en el área de Compras y Contrataciones de Sub Gerencia Operaciones Oleoducto Norperuano (SONP) - PETROPERÚ S.A., ubicado en el departamento de Piura. El tipo de investigación es descriptivo, con diseño narrativo de un caso; pues se describe las etapas de un sistema de gestión de archivo. Se utiliza técnica de observación y revisión documental; para recolección de datos se utiliza documentos internos, información brindada por colaboradores, libros, tesis, internet y otros procedimientos. Para diseñar la propuesta de Sistema de Gestión de Archivo se utilizó el modelo planteado por Fernández Gil (1999), el cual consta de seis etapas: a) identificación de series documentales; se realizó un inventario de los documentos generados en el área, los cuales fueron agrupados en 29 series documentales. b) clasificación de documentos; el personal no contaba con procedimiento establecido, para ello se realizó una propuesta de clasificación. c) ordenación de documentos; se encontró que algunos documentos contaban con procedimiento y otros no; se describió los procedimientos establecidos y realizó una propuesta para los que no tenían. d) recuperación de documentos; no tenía un proceso con indicaciones. Por ello, con lo recopilado, se propuso instrumentos para controlar la circulación de documentos que ingresan y salen del área. e) instalación de documentos; se encontró que no usaban correctamente los materiales, mobiliario y espacio para instalar documentos; se propuso materiales y mobiliario adecuado para optimizar tiempo y espacio. Finalmente; en la sexta etapa sobre elaboración de normas de archivo, como no contaban con dichas normas, se describió la elaboración de normas propuestas para el archivo de la SONP; indicando reglas de Organización, conservación, acceso y expurgo de documentos.