Implementación del procedimiento de gestión de control documentario, Lima - 2024

Abstract

La implementación del procedimiento de gestión de control documentario implica el establecimiento de políticas y metodologías las cuales nos permitirán la creación, revisión, almacenamiento, recuperación y eliminación de documentos de manera segura. Esta implementación del procedimiento de gestión de control documentario no solo garantiza la trazabilidad y el control de los documentos, sino que también facilita la toma de decisiones basadas en información precisa. Según A. Ricks (1979). El ámbito de la gestión de documentos se extiende al ciclo de vida completo de los documentos, desde su producción hasta su eliminación final o su envío al archivo para su conservación permanente. El objeto, está dirigido a asegurar una documentación adecuada, evitar lo no esencial, simplificar los sistemas de creación y uso del papeleo, mejorar la forma en cómo se organizan y recuperan los documentos, proporcionar el cuidado adecuado y el almacenamiento a bajo coste de los documentos en los archivos intermedios, y asegurar el expurgo adecuado de los documentos que no se necesitan desde hace tiempo en la gestión de los asuntos del momento. (A. Ricks citado por Cruz, 2022, p. 9). En los proyectos públicos y privados actualmente, la gestión documentaria es fundamental para asegurar la disponibilidad y resguardo de la información. El control documentario se ha convertido en una función indispensable para las organizaciones que buscan optimizar los procesos, cumplir con las normativas legales y estándares de calidad, y mantener una comunicación rápida, clara y precisa. La Gestión de documentos viene a ser la traducción literal del término norteamericano Records Management, que también podemos traducir como gestión, de documentos administrativos, pues en inglés el término record tiene la acepción de documento administrativo, frente al término archive, que además de archivo significa documento histórico. Podemos definir la gestión de documentos como el conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr una mayor eficacia y economía en la explotación de los documentos por parte de las administraciones. (Cruz, 2022, p.9). En el presente informe de suficiencia profesional tiene como objetivo la implementación del procedimiento de gestión del control documentario en la empresa EPCO Perú, para el cual se estudiará el área de Administración (Control Documentario) en donde se estudiará los fundamentos teóricos del control documentario, las fases de dicho procedimiento, los beneficios asociados a dicha función y los desafíos que se tienen para dicha implementación. Además, se darán recomendaciones para optimizar este proceso y se resaltarán algunos casos de estudio que demuestren su aplicación. Hoy en día nos encontramos en la era digital, donde se genera información y se distribuye a un ritmo no antes visto, por lo cual contar con un buen Procedimiento de control documentario se ha vuelto más fundamental que nunca. El presente informe ofrece una visión general y aplicable para que la empresa Epco Perú implemente el procedimiento de control documentario.