Implementación de la metodología Six Sigma para reducir los tiempos de atención del proceso de adquisición de servicios y proyectos en un instituto cultural, Lima - 2024

Abstract

En el ICPNA; existen diversas áreas internas (como se puede visualizar en el organigrama), que realizan requerimientos para atenciones de servicios de todo tipo: viajes corporativos, taxis, transportes de carga, proyectos tecnológicos, de marketing, y lo más complejos, proyectos de tecnología de la PMO, servicios generales y de Infraestructura. Desde inicios del año 2022 en adelante, ingresan a nuestro sistema SAP cantidad de solicitudes de compras, servicios y/o proyectos para atención diaria, las cuales deben pasar por un proceso de cotizaciones, coordinaciones con áreas internas, con “atención prioritaria” de todos estos requerimientos catalogándolos como “urgentes” casi el 90% de todos estos. Solamente en el 2022, tomando el estudio desde abril a diciembre, se tuvieron 28034 requerimientos en el sistema SAP, ERP al que se migró en abril 2022, y que actualmente es la principal herramienta del área de compras. Cabe resaltar que para esa instancia solamente eran 3 personas atendiendo toda el área de compras y servicios. La gran cantidad de solicitudes que ingresaban al sistema diariamente, se transformaron en una traba para la gestión del proceso en mención, existían muchas demoras, propiamente en las atenciones de solicitudes de compra, por lo que se supo canalizar a través de la herramienta Ishikawa o conocida como espina de pescado, la problemática actual del área de compras y servicios; a fin de desplegar la problemática desde cada punto, sea personal, material, por mediciones, métodos, máquinas y/o medio ambiente. Con esto, se llegó a la conclusión, con el uso de la herramienta DMAIC, que identificar e implementar la mejor técnica de control de calidad, era una solución viable, dado que, a través de los cálculos generados, el nivel six sigma subió de 2.17 a 2.91, aplicando las soluciones presentadas con el brainstorming y todas las fases desarrolladas en el capítulo 4. Claramente esto permitió brindar al área de logística, un rendimiento de calidad mayor de 92% en los tiempos de atención del proceso de adquisición de proyectos y servicios del Instituto. Es por esta razón que se usó la metodología Six Sigma, la cual permitió, no solo identificar las soluciones más viables, sino que también permitió mejorar y actualizar las Políticas de compras, a través de la mejora del proceso de adquisición de servicios y proyectos, lo que permitió una mejora y control para el área. Asimismo, permitió que se enfoquen los esfuerzos de las áreas usuarias en la realización de plan de compras que ha permitido prevenir las urgencias y anticiparse ante cualquier necesidad primaria. Importante recalcar que los resultados de esta investigación han permitido que la Institución acepte la implementación de la metodología puesto que la vieron viable, en pos de la mejora de los tiempos de atención, contando que a corto plazo se ha mejorado notablemente en los la reducción de números de días de atención de los requerimientos y a largo plazo mejorarán la productividad con respecto a atención de órdenes de compra haciendo uso de todas las herramientas propuestas.