Implantación de una solución para la gestión documentaria basada en Software Libre en un contexto universitario: Caso Universidad Peruana Unión Filial Tarapoto

Abstract

El presente proyecto de investigación consiste en implantar una solución para la gestión documentaria basada en Software Libre en un contexto universitario: Caso Universidad Peruana Unión Filial Tarapoto, se implantó una solución del Sistema de Gestión Documental (SGD), para el correcto desempeño de la institución y todas la áreas académicas, considerando que la forma de realizar comunicaciones entre sus áreas y dependencias, para poder solicitar una serie de requerimientos como informe de actividades de las Escuelas Académicas Profesionales (EAPs), carga académica, información sobre acuerdos a los interesados, y sus EAPs, la información requerida por dirección académica, se envía a través de documentos en físico, o por vía correo electrónico, mostrando ciertos inconvenientes en el control de las comunicaciones entre las distintas dependencias; cuyo efecto se muestra en flujos de comunicación deficiente, duplicidad de información, pedidos continuos de papel entre otros que generan costos a la institución. En tal sentido el sistema sirve de apoyo al negocio de la Universidad Peruana Unión Filial Tarapoto (UPeU, FT), brindando un mejor servicio y satisfacción a la gestión de la documentación e información generada diariamente, la cual guarda documentos y almacena en el repositorio del sistema. Este sistema permite a los usuarios realizar búsquedas avanzadas de los documentos, el trabajo colaborativo y seguridad de la información, administrar nuestros contenidos, datos de gestión, registros, documentos, contenidos digitales, entre otros, que le compete a la gestión académica, además nos facilita el compartir estos documentos, contralar las versiones de los documentos, permite trabajar con una table o un Smartphone, mediante una interfaz amigable y fácil de usar. Para el control del modelo se aplican Key Performance Indicators (KPI) en los diferentes estados del modelo.