Modelo de planificación de la gestión de las comunicaciones para mejorar el proceso de elaboración de oferta en el área de preventa en una empresa de Ciberseguridad, año 2022

Abstract

Esta investigación tuvo como objetivo diseñar un modelo que planifique, gestione y controle la comunicación (en adelante “modelo”) en el proceso de elaboración de oferta y ayude a mitigar los factores que están asociados a una incorrecta gestión de las comunicaciones durante el desarrollo de un proyecto, en consecuencia, los proyectos finalicen exitosamente. Además, se pueda evitar riesgos de sanciones económicas, inhabilitaciones hacia la empresa o pérdida de confianza del cliente hacia la empresa. Se obtuvieron las percepciones de los participantes con respecto a la gestión de comunicaciones mediante un cuestionario validado en la empresa de ciberseguridad en Lima metropolitana. Participaron 20 sujetos del área de preventa. Cada uno de ellos desarrollaron la encuesta virtual de manera voluntaria y anónima obteniéndose el siguiente resultado: más de 70% de los participantes consideran que el plan de comunicaciones es importante en el desarrollo de los proyectos, el 4,8% y 9,5% de los encuestados sindica que el proceso actual del plan de comunicaciones con respecto a los procesos privados y públicos respectivamente es “Mala”. El 23% de los encuestados considera que es regularmente complejo manejar los canales de comunicación de la empresa. Por otro lado, analizando las dimensiones de los requerimientos necesarios para una correcta gestión de comunicación. Los participantes manifestaron entre otras opiniones la importancia de mantener una comunicación frecuente entre las partes para presentar el proyecto dentro del tiempo límite, con costos dentro del presupuesto, respetando el alcance según los requerimientos del cliente, informar oportunamente los cambios en cuanto a los requerimientos, etc. La gestión inadecuada de estos factores incurre en una pérdida económica de millones de soles en la empresa en los últimos dos años. La propuesta de diseñar un modelo, consiste en el desarrollo de un software que apoye en su proceso de elaboración de oferta, de acceso regulado para todos los interesados y con capacidad suficiente para almacenar información de todos los proyectos que se desarrollen y esta información puede servir también como patrón para el desarrollo de otros proyectos similares, de tal manera que se pueda evitar los posibles errores en la elaboración de oferta a futuro. Esta herramienta también facilitará al gerente de proyectos planear, ejecutar, controlar y monitorear las comunicaciones e identificar los errores de manera oportuna. Este proyecto requiere de una inversión inicial de $171,509.673, sus ventas durante los 5 años del proyecto ascienden a $1,114,439.77, lo cual permite una generación de una TIR del 50.648%, un VAN de $113,981.717, con un tiempo de recuperación de 2 años, 4 meses y 25 días. Convirtiéndolo en un proyecto financieramente viable. La propuesta de diseñar un modelo atiende a los objetivos específicos: el primero es verificar los requerimientos necesarios para una correcta gestión de las comunicaciones según el estándar Project Management Institute (PMI) en su proceso de la empresa de ciberseguridad en área de preventa. La segunda describir las falencias en su proceso de la empresa de ciberseguridad en el área de preventa. La tercera es diseñar un modelo que planifique, gestione y controle la comunicación con la finalidad de afinar su método de preparación de propuestas en el área de preventa. Ante lo evidenciado se recomienda que la empresa de ciberseguridad evalué su gestión de comunicaciones, de tal manera que pueda identificar falencias en las distintas dimensiones de la gestión de comunicaciones y el personal pueda ser capacitado, ya que ellos manifiestan lo 6 primordial que es una adecuada comunicación entre las partes, sin embargo, el fracaso de los proyectos se debe principalmente a la mala comunicación interna y externa. Palabras Clave: gestión de las comunicaciones, alcance, gestión, comunicación, planificación, proyecto, gestor, proceso, dirección, La Guía del PMBOK, interesado, ciclo de vida, requisito, lecciones aprendidas, información, ruta crítica, cronograma del proyecto, análisis, riesgo, probabilidad, impacto, indicadores clave.