Implementación de un sistema de administración de almacenes en un operador logístico

Abstract

El presente trabajo se enfoca en la implementación de un sistema de gestión de almacenes para un operador logístico, el cual incluye los procesos básicos y necesarios utilizados en el almacén desde la recepción y almacenamiento de la mercadería, el control de los inventarios de cada cliente a nivel de detalle, la preparación de los pedidos respetando el tipo y características de cada producto hasta la entrega de los pedidos listos para distribución logrando obtener los indicadores de productividad y ventas así como los beneficios en cuanto a calidad. En AUSA, operador logístico en Perú donde se implementó el sistema de gestión de almacenes llamado DigitaLogistix de la empresa RedPrairie. Antes de iniciar esta implementación se necesitó realizar un mapeo y diseño de cada proceso operativo. Esto tomó apropiadamente un periodo de 6 meses, tomando como base lo que se tiene hoy y ha donde se espera llegar. Con esta información se logró automatizar dichos procesos operativos, permitiendo gestionarlos y controlarlos en línea de forma óptima reduciendo en gran medida los recorridos y obteniendo un menor tiempo de preparación de los pedidos que al final llevó a una mejora en la productividad y disminución de costos en un 35%, y con una gran exactitud de inventario de hasta el 99,8%, que dieron como resultado sobrepasar las expectativas de los clientes, cumpliendo con sus exigencias de calidad, bajos costos, y con pleno conocimiento de lo que sucede con su inventario en todo momento, es decir, el resultado es lograr incrementar los servicios de los clientes al sentirse satisfechos e incrementar el número de clientes, considerándonos sus socios logísticos. Uno de los puntos álgidos de la implementación fue la gestión del proyecto. Para esto, se usó la metodología creada del proveedor llamada ATOM (Análisis, Transformación, Operaciones y Medición). Esta metodología fue complementada por las buenas prácticas de la PMP para la gestión del alcance, tiempo, costos y riesgos. Así también es necesario mencionar que el equipo que participó en el proyecto fue multidisciplinario con personas de Estados Unidos, México y Perú, todos trabajando por alrededor de 7 meses. Por otro lado, y como base complementaria, este trabajo explica cómo se llevó a cabo la evaluación del sistema seleccionado de nombre DigitaLogistik, que permitió generar un impacto positivo en la viabilidad económica tal como: VAN $ 1,297,346 y TIR 180%. Adicionalmente se logró desarrollar actividades logísticas de la empresa como: lograr un EIR (exactitud de inventario) de 95% el primer hasta un 99,8% a partir del tercer mes y disminuir la merma hasta en un 5% del costo actual. Cabe mencionar que la implementación de este sistema tiene otras ventajas como: trazabilidad al 100% de la mercadería y de todos los procesos realizados en el sistema, reducir los niveles de inventario y agilizar la rotación de los productos, plantear rutas óptimas de distribución logrando en un mismo vehículo realizar envíos de más de un cliente, contar con los recursos necesarios para la operación, optimizar los espacios, entre otros. Finalmente, en base a todo lo aprendido puedo rescatar varias lecciones aprendidas tales como; diseñar los procesos antes de adquirir un software, es necesario saber que queremos y ha donde queremos llegar, esto permitirá modelar la herramienta hacia lo que espero. Tener una correcta gestión de riesgos del proyecto, gestionar correctamente el capital humano, las personas son la base principal de cada negocio, y en rubros donde el conocimiento es especializado y la herramienta es nueva es conveniente contar con un plan de beneficios y línea de carrera para el personal, de modo que se sientan motivados y que encuentren nuevos retos siempre. Cada lección aprendida me permite convertirla en una próxima recomendación para siguientes implementaciones. El nicho de operadores logísticos y de almacenes en el Perú sube cada día y con ello las herramientas a usarse para estos rubros.