Optimización del proceso de trámite documentario a través de la digitalización con microformas aplicando justo a tiempo desde la mesa de partes

Abstract

El Gobierno del Perú promulga la Ley Marco de Modernización de la Gestión pública, teniendo conocimiento que la actividad administrativa está liada a la gestión de documentos, donde las instituciones del estado deben poner en practica la mejora de la gestión documental apoyándose en herramientas, utilizando la tecnología, estas deberán sembrar la eficiencia en la prestación de servicios, la tramitación de procedimientos administrativos, contenidos para la adecuada gestión de documentos e información documental, todo ello en beneficio de la atención a la ciudadanía. El presente informe profesional pretende optimizar el procedimiento de gestión documental mediante herramientas y método de ingeniería, como la Filosofía Just in Time, que busca reducir el almacén de expedientes físicos, aumentar la productividad, eliminando tareas en la Oficina de Atención al Usuario y Comunicaciones de la Dirección Regional de Educación de Lima Metropolitana. La metodología de investigación es de tipo aplicativo, por lo que se realiza un análisis en los equipos de la oficina, utilizando la técnica de observación de campo se volcó la información en la matriz de tabla ASME, diagrama de las actividades y un recorrido del traslado documental mediante un lay out, como herramientas de diagnóstico que permitan aplicar la Filosofía Just in Time. Finaliza concluyendo que, el tiempo de los procesos se reducen de 1 hora a 20 minutos para obtener un proceso de gestión documental virtual; documentos con valor legal desde el ingreso de mesa de partes, a fin de que la información sea accesible en menor tiempo y aumento de la productividad del 30% en los procedimientos.