Implementación de una Mesa de Partes Virtual para mejorar la Gestión Documental en una Entidad de Administración Pública en Lima 2023

Abstract

El presente informe corresponde a una empresa de la Administración Pública ubicada en Lima. El objetivo del informe para la empresa es mejorar el procedimiento de administración de documentos mediante la integración de un sistema de mesa de partes virtual, esta iniciativa busca digitalizar y agilizar el manejo de documentos recibidos de personas naturales, jurídicas y otras entidades públicas; para finalmente mejorar la eficiencia y oportunidad en el manejo de documentos dentro de la entidad. La metodología del informe consistía en medir los indicadores de gestión documental antes y después de la integración del sistema de Mesa de Partes Virtual mediante un diseño preexperimental. Esto llevó a la conclusión de que el estudio era aplicable, explicativo y basado en una metodología cuantitativa en una muestra particular de 207 personas, tanto jurídicas como naturales. Por otro lado, la Mesa de Partes Virtual fue determinada mediante la metodología ágil AUP para la recopilación de datos, el proceso, el tratamiento y el desarrollo de producto software, ya que cumplió todas las expectativas para la documentación necesaria. Según el estudio, el procedimiento de administración de documentos de la Entidad de la Administración Pública ha mejorado, empezando por la fase de registro y continuando por el seguimiento, la recepción, la remisión a unidades organizativas internas, el envío y la notificación de respuesta a través del sistema.