Diseño de un sistema de seguimiento y control de los proyectos de la Unidad de Encuestas y Registros del INEI, 2018

Abstract

El INEI es el organismo central y rector de los sistemas nacionales de informática de estadística e informática, descentralizado, con autonomía técnica y gestión que depende del Presidente del consejo de Ministros; asimismo, su función es regular, coordinar, ejecutar y analizar las estadísticas básicas; asegurando que dichas funciones se realicen de manera integrada, teniendo en cuenta la normatividad (INEI, 2001) La Unidad de Encuestas y Registros es una dependencia del INEI que se encarga de conducir los levantamientos de las encuestas oficiales multisectoriales. Es responsable de emplear los métodos de muestreo en los estudios de estadísticas que efectúen los miembros del Régimen. Ahora bien, el plan operativo institucional (POI) es un instrumento directriz y de gestión técnica y administrativa que abarca: visión, misión, objetivos, actividades a ejecutar y metas a alcanzar en el año por las diversas Direcciones, Oficinas y Órganos que conforman la organización. La presente tesis propone el diseño de un sistema de seguimiento y control de proyectos, con el fin de cumplir con las necesidades de monitorear la data creada para tomar consciencia en cualquier instancia sobre el nivel de progreso de los fines y ratios formulados para controlar la efectividad del logro de los objetivos alineados a la visión y misión. La unidad de Encuesta y Registro posee más de veinte proyectos que derivan del Plan Operativo Institucional anual con la finalidad de lograr los objetivos estipulados del INEI, cada proyecto es asignado a uno o dos trabajadores en el corto y largo plazo dependiendo de su complejidad. Hoy en día, los proyectos se controlan usando formatos en Excel que se completan de manera manual, de esta manera, el Responsable de cada proyecto ingresa el avance real en su plantilla de Excel. Sin embargo, existe personal que no digita a tiempo el avance real de las actividades de los proyectos en las plantillas en Excel, lo cual complica la recopilación de las plantillas y el llenado de manera manual. Esta investigación abarca varios capítulos, en los cuales, se hace el despliegue de su contenido. En el capítulo 1, se detalla la problemática a tratar en la Unidad de Encuestas y Registros del INEI y los límites y especificaciones de la esta investigación. En el capítulo 2, se formulará las disposiciones teóricas para comprender cierta terminología que se menciona en este documento. En el capítulo 3, se presenta el diseño del sistema de monitoreo y control de los proyectos de la Unidad de Encuestas y Registros del INEI. En el Capítulo 4, se muestra el análisis de la estadística efectuada y el análisis entre el antes y después del diseño del sistema. Estos capítulos tomarán en consideración ciertas referencias preponderantes como el estudio de una propuesta para el diseño de una herramienta de administración de proyectos a mediano plazo que contemple tecnologías emergentes. El diseño del sistema para la administración de proyectos admitirá digitar el avance real de cada actividad para compararlos con los plazos reales planificados, asimismo, se mostrará el work in progress de los proyectos y las alertas semáforo correspondientes, los estados serán: retraso (rojo), demora aceptable (amarillo) y a tiempo o avanzado (verde) de acuerdo a los indicadores establecidos; esto se hará con el fin de tomar las acciones del caso. Además, en este módulo se podrá reprogramar los proyectos, guardando la línea base. Por otro lado, contendrá un sistema de mensajería que hará recordar a los responsables de cada proyecto que completen el avance real. La presente tesis abarcará el proceso de diseño abarcará desde la recopilación de los requerimientos para la herramienta hasta la elaboración de la documentación en donde se encuentre los casos de uso, el diseño de las entradas, diseño de las salidas, diseño de interfaces, base de Datos y la arquitectura del sistema.