Optimización del proceso de distribución de concreto en una empresa concretera de la Región Sur del Perú en el 2017

Abstract

Actualmente la Empresa (perteneciente a la industria concretera) está reportando un bajo nivel de servicio de despachos y varios reclamos de clientes por retrasos en la llegada de mixers a obra, lo cual está causando que la imagen comercial de la empresa se vea afectada. Debido a esto se decidió analizar los problemas mencionados para poder solucionarlos y asegurar que la empresa mantenga el liderazgo en el mercado. En el proceso se identificaron 22 actividades, distribuidas en 4 etapas donde participan 14 personas. Adicionalmente se calculó que el indicador mensual de cumplimiento de entregas varía entre 35 y 45%, y con respecto a la medición de productividad, se transportan 2.72 m3 por hora mixer, se necesitan 2.7 horas mixer para una vuelta completa, por cada vuelta se despachan 7 m3 (lo ideal es 8 m3) y por cada vuelta el 28% corresponde a tiempo muerto de espera. En cuanto a los retrasos y tiempos de espera se determinó que el 80% de veces se debe a demora o reprogramación del cliente. El análisis mostró que el proceso de distribución de concreto tiene muy baja eficiencia y productividad, lo cual también afecta en términos económicos a la empresa. Los principales problemas y causas raíz detectados fueron: Falta de un proceso de distribución definido adecuadamente, Ausencia de control de tiempos, Retraso en llegada de mixers a obra, Reprogramación y demora de descarga por parte de clientes, Mala comunicación y sinergia del proceso completo de distribución, Deficiente desempeño del personal relacionado y Proceso de toma de decisiones muy diversificado. Se definieron las siguientes propuestas para mitigar los problemas detectados: Diseñar 8 KPIs e implementar un dashboard de control con 3 secciones (Control de ciclo de vaciado, Control de Despachos y Control de Espera en Obra), implementar un proceso de información centralizada que implicará la reasignación de funciones del personal de 4 etapas (comercial, programación, planta y campo) y la contratación de 01 persona adicional como asistente de control de despachos. La optimización del proceso de distribución radicará en el incremento del nivel de servicio y mejora de la productividad en el proceso de distribución, lo cual se basa en brindar herramientas de gestión y control para poder realizar cambios oportunos en el proceso y así tener un mejor desempeño. La principal variable que será impactada por la implementación de la herramienta de control (dashboard de indicadores) es el cumplimiento de horarios de entrega, la cual es una variable dependiente de la programación y demanda de pedidos solicitada por el cliente. Finalmente se determinó que es viable realizar la propuesta en un periodo de 12 meses y que tendrá beneficios cualitativos como mejor medición del proceso, incremento del nivel de servicio, satisfacción de clientes, desarrollo de personal, mejor comunicación y sinergia y mejora de la imagen empresarial. En cuanto al beneficio cuantitativo, se estimó que con una inversión de 42’340 soles se obtiene un ingreso de 318’850 soles, dando un beneficio neto de 276’510 soles.