Implementación de un sistema de gestión documental de proyectos y expedientes técnicos del PEOT

Abstract

En el marco de la gestión documental de calidad, se ha planteado la implementación de un sistema de información que administre los procesos técnico documental y facilite al Proyecto Especial Olmos Tinajones – PEOT, una eficiente gestión de sus recursos internos, de modo que se brinde una fácil y rápida búsqueda de documentos. Por lo tanto en busca de este propósito, se ha desarrollado el presente trabajo de investigación que se encuentra estructurado en los siguientes capítulos:

Capítulo I, se describe la problemática de la institución y los objetivos que se trazó para la implementación de un sistema según la importancia y limitaciones que se tuvieron en la presente investigación.

Capítulo II, se establece el marco teórico realizando una recopilación de antecedentes de estudio e investigación, al igual que el desarrollo de la temática que corresponde al tema investigado, así como la selección de la metodología a utilizar (RUP, XP, MFS), siendo RUP la que se consideró más apropiada para su aplicación; del mismo modo se tiene en cuenta la definición conceptual de la terminología empleada (Gestión Documental, Workflow, etc.)

Capítulo III, correspondiente al marco conceptual, en la que se tiene en cuenta el tipo de tipo y diseño de investigación, población y muestra, además se analizará la hipótesis, variables, la operacionalización de las variables, las técnicas y métodos de investigación, así como también el análisis estadístico e interpretación de los datos.

Capítulo IV, se desarrolla la propuesta en base a la metodología RUP. Como se sabe esta metodología esta conformada por 4 fases (Inicio, Elaboración, Construcción y Transición) que interactúan con sus disciplinas (Modelo del Negocio, requisitos, Análisis, Diseño, Implementación y Pruebas). La aplicación de esta metodología se ha desarrollado de la siguiente forma:  Fase de Inicio: en esta fase se ha elaborado el modelo del negocio, realizando una descripción de las áreas que intervienen en la gestión documental. Los artefactos que se han desarrollado son: Casos de Uso del Negocio y sus especificaciones, los Modelos de Objetos del negocio, el Modelo del Dominio del Problema y un glosario con la terminología clave del dominio del problema.  Fase de Elaboración: en esta fase las disciplinas desarrolladas son: • Requerimientos; donde se ha desarrollado el Modelo de Caso de Uso de Requerimientos considerando dos procesos principales: Archivar Documentos y Consultar Documentos, con sus respectivas especificaciones. • Análisis: se ha elaborado los Diagramas de Colaboración del Análisis por cada caso de uso.  Fase de Construcción: en esta fase las disciplinas desarrolladas son: • Diseño: se ha elaborado los interfaces del sistema, los Diagramas de Secuencia del Diseño, el Diagrama de Clases, y el Modelo Físico de la Base de Datos. • Implementación: se ha elaborado el diagrama de componentes y el de Despliegue.

Capítulo V, se ha realizado el análisis Costo-Beneficio, indicando la inversión inicial, los gastos concurrentes u operativos y los beneficios. Los beneficios han sido calculados en base al indicador principal que se ha tenido en cuenta en cuanto al beneficio monetario.