Diseño de una metodología de gestión de proyectos basada en las buenas prácticas del Project Management Institute para mejorar la efectividad de la gestión en una entidad pública

Abstract

Una de las funciones de las entidades públicas es planificar y ejecutar Proyectos de Inversión Pública (PIP) con la finalidad de satisfacer las necesidades públicas de los ciudadanos. Por otro lado, la vía fluvial en la Amazonía peruana se constituye como el principal medio de transporte para el traslado de carga y pasajeros entre las diversas ciudades y comunidades asentadas cerca de la ribera de los ríos. El presente trabajo de investigación tiene como objetivo diseñar una metodología de gestión de proyectos en la fase de preinversión de un PIP, a fin de mejorar la efectividad de la gestión de proyectos en una Entidad pública; dichos proyectos están relacionados con el mejoramiento de las condiciones de navegabilidad de los ríos de la Amazonía. En la actualidad, la Entidad pública en estudio no cuenta con una metodología formal para la gestión de proyectos que pueda ser usada tanto por la empresa consultora (ente ejecutor del estudio, al ser tercerizado) como por la Entidad misma (ente supervisor del estudio), lo cual impacta en un mayor tiempo de elaboración del proyecto de preinversión, producto de la presentación de varias versiones de cada entregable a cargo de la empresa consultora hasta obtener la conformidad por parte de la Entidad pública. En ese sentido, con los Diagramas de Ishikawa y Pareto se identifica y analiza la problemática “Baja efectividad en la gestión de proyectos en la Entidad pública”, asimismo se evalúa alternativas de solución fundamentadas en la Guía del PMBOK del Project Management Institute (PMI), PRINCE 2 e ISO 21500. Luego se selecciona diseñar una metodología de gestión de proyectos basada en las buenas prácticas de la Guía del PMBOK, cuya aplicación viene siendo comprobada exitosamente en diferentes proyectos y rubros de la industria a nivel mundial, los mismos que se publican cada año en las investigaciones de la revista “Pulse of the Profession” del PMI. Al respecto, la metodología propuesta consiste en la selección y adaptación de 24 procesos para la dirección de proyectos, agrupados en áreas de conocimientos y grupos de procesos, los cuales determinan la necesidad de generar 12 “Entregables de Gestión” (plantillas y/o formatos estándar que contienen información confiable y ordenada de los proyectos, a través de matrices, lineamientos, diagramas de flujo, registros, cronograma, etc.). Finalmente, en los dos últimos capítulos de este trabajo de investigación, se demuestra que el desarrollo de la metodología de gestión de proyectos de preinversión basada en la Guía del PMBOK, que uniformiza y estandariza la forma de trabajo (facilitando el uso de un lenguaje común en la gestión de proyectos), contribuye con la disminución del número de observaciones a los entregables del proyecto formulados por la Entidad pública y con la disminución del tiempo de elaboración del proyecto, lo que se refleja en la mejora de la efectividad de la gestión de proyectos. Asimismo, considerando la fase 1 (estudio de preinversión), fase 2 (expediente técnico y ejecución de la obra) y fase 3 (operación y mantenimiento), ya que los beneficios sociales se generan en esta última fase, se realiza un análisis costo beneficio y se obtienen parámetros económicos viables, tales como el Valor Actual Neto (VAN), la Tasa Interna de Retorno (TIR) y el periodo de recuperación de la inversión.

One of the duties of public entities is to plan and to execute Public Investment Projects (PIP) in order to satisfy the public needs of citizens. On the other hand, the waterway in Peruvian Amazon is the main means of transport for carrying cargo and passengers among various cities and communities located near the riverside. The objective of this research work is to design a project management methodology during the pre-investment phase of a PIP, in order to develop project management effectiveness in a public Entity; these projects are related to the improvement of navigability conditions of rivers within the Amazon. Currently, the public Entity assessed does not have a formal project management methodology that can be used by both the consulting firm (entity executing the assessment, when outsourced) and the Entity itself (assessment supervisor), which causes long elaboration times of the pre-investment project, as a result of the presentation of several versions of each deliverable by the consulting firm until the public Entity gives conformity. In this context, the problem “Low effectiveness in projects management in the public Entity” is identified and analyzed with the Ishikawa and Pareto Diagrams; likewise, solution alternatives based on the PMBOK Guide of the Project Management Institute (PMI), PRINCE 2 and ISO 21500 are evaluated. Then, a project management methodology based on the best practices of PMBOK Guide is to be selected for design. Its application has been successfully checked in different projects and industry sectors worldwide, which are annually published in the magazine’s research of the PMI “Pulse of the Profession.” In this regard, the proposed methodology consists on the selection and adaptation of 24 processes for project management, grouped in areas of knowledge and groups of processes which determine the necessity to generate 12 “Management Deliverables” (standard templates and/or formats containing reliable and orderly information of the projects, through matrices, guidelines, flow charts, records, schedule, etc.). Finally, the last two chapters of this research work show that the development of the pre-investment project management methodology based on the PMBOK Guide, which standardizes the way of working (facilitating the use of a common language in project management), contributes by decreasing a number of observations to project deliverables formulated by the public Entity and the decrease in the time of elaboration of that project, which is reflected in the improvement of project management effectiveness. In addition, considering phase 1 (pre-investment assessment), phase 2 (technical file and execution of the work) and phase 3 (operation and maintenance), and since social benefits are generated in this last phase, a cost-benefit analysis is made and viable economic parameters such as the Net Present Value (NPV), the Internal Rate of Return (IRR) and the period of recovery of the investment are obtained.