Rediseño de procesos usando herramientas de simulacion aplicado al proceso de emisión del documento nacional de identidad

Abstract

La presente tesis de grado titulada “Rediseño de Procesos Usando Herramientas de Simulación Aplicado al Proceso de Emisión del Documento Nacional de Identidad”, tiene como objetivo reducir el tiempo del proceso de emisión del Documento Nacional de Identidad y los costos involucrados, a través de un rediseño de los procesos que intervienen en el procesamiento de los formularios de trámite, asegurando un nivel adecuado de control que garantice la plena identificación. El rediseño planteado comprende un nuevo diseño del sistema de producción basado en células de trabajo que reemplace a la actual configuración productiva orientada al proceso. Además se ha diseñado el modelo de base de datos y los prototipos que soporten el modelo productivo propuesto. Para la evaluación del sistema productivo actual versus el nuevo sistema propuesto se ha utilizado una herramienta de simulación, permitiendo realizar un análisis de sensibilidad en diferentes escenarios comparativos y medir los resultados esperados antes de su implementación. El desarrollo de esta tesis partió del conocimiento general del proceso de emisión del Documento Nacional de Identidad (DNI), definiéndose luego como ámbito de estudio únicamente el proceso centralizado, excluyendo la etapa de captura de datos y la etapa de impresión y despacho, al inicio y final de todo el proceso respectivamente. Se utilizó una metodología de desarrollo que ha implicado el uso de herramientas informáticas en cada paso. El diagnóstico de la gestión del proceso productivo actual, describe en detalle las tareas que se realizan en cada proceso a través de flujogramas, diagramas de entradas y salidas, relación detallada de tareas por cada etapa del proceso, tiempos y análisis de los rendimientos por cada estación de trabajo. La situación encontrada en el estudio fue: • Tareas que no le dan valor agregado al proceso. • Impresión de cargos y reportes ocasionan que el proceso sea lento y redundante. • Tareas repetitivas en las diferentes etapas del proceso. • Almacenamientos entre proceso y proceso, genera un tiempo de espera significativo del lote de formularios. • Existen tareas desarrolladas por el trabajo bajo el concepto de lote, que generan un consumo del tiempo de hasta un 12.33% por turno por persona, en promedio. • Se ha detectado que el 30.52% son lotes con un solo formulario, mientras que el 60.50% son lotes con menos de 11 formularios, considerando que el máximo por lote es 30 formularios. • Un tiempo de proceso equivalente a 1.48 días en promedio, llegando hasta 2 días para alguno tipos de trámites. El sistema propuesto comprende la concepción del diseño de la gestión de operaciones mediante células de trabajo y la concepción del diseño informático del sistema (diagrama de contexto, diseño de base de datos y prototipos) que soporte el proceso productivo propuesto. Los beneficios obtenidos con el sistema de producción propuesto se resumen en: • Mediante este esquema de células de trabajo estamos eliminando las tareas que no tienen valor agregado así como los almacenamientos de lotes entre proceso y proceso, que bajo el sistema actual consumen gran cantidad de tiempo al proceso de emisión del DNI. • El tiempo promedio de ciclo del proceso actual es 1.48 días, mientras que para el proceso propuesto el tiempo de ciclo es 3.96 horas, lo que significa una reducción del 83.32%. • La productividad por persona en el proceso actual es de 45.04, mientras que en el proceso propuesto ésta se incrementará en un 35.36% alcanzando un valor de 60.97. • El proceso propuesto generará un ahorro económico en materiales y recursos que asciende a S/. 428,748 Nuevos Soles al año. • El área que ocupa el proceso actual es 567.04 m2, mientras que el área del proceso productivo propuesto ocupa un espacio de 405.94 m2, lo que significa una reducción del espacio físico en 161.1 m2 equivalente a un 28.41 % con respecto a la actual distribución de planta. • El procesamiento por formulario asegura la fluidez de los mismos a través de las estaciones en cada célula, evitando además que los formularios se maltraten por el manipuleo de conteo, ensobrado y desensobrado que se realiza actualmente. • La nueva configuración productiva de células de trabajo contribuirá significativamente a mejorar las relaciones humanas entre los trabajadores, cultivando un clima de trabajo en equipo e incentivando la creatividad para propiciar un mejoramiento continuo. El sistema propuesto incentiva la responsabilidad conjunta, la cual será asegurada por los monitores de cada célula.