Implementación de un sistema de gestión documental administrativa del área de atención al cliente y gestión de expedientes Digemid 2020

Abstract

El presente trabajo de Suficiencia Profesional titulado “Implementación de un sistema de gestión documental administrativa para el área de Atención al Cliente y Gestión de Expedientes en DIGEMID, 2020” tiene como objetivo académico mejorar la administración y la gestión documental, simplificando o eliminando procesos, con la finalidad de cumplir con los plazos establecidos en los procedimientos administrativos. La implementación de este proyecto se inició el 16 de setiembre del año 2020, tiempo en el cual el país se encontraba en estado de emergencia sanitaria debido a la pandemia por la COVID-19. Esta iniciativa sirvió como respuesta al incremento desmedido en la demanda en los servicios de salud y al desabastecimiento de Medicamentos, Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios. Este sistema de gestión documental administrativa se tenía planeado y en bosquejo desde el año 2018, dado que antes de la pandemia ya existía deficiencia en la gestión documental administrativa, pero no se implementó por diferentes motivos como falta de presupuesto, carencia de personal especializado, entre otros. En el desarrollo de este TSP se realizó el análisis del sistema de gestión documental utilizado hasta antes de la nueva implementación, así como del nuevo sistema de gestión documental administrativo, teniendo como resultados una reducción en promedio de un 51% en gasto respecto al sistema anterior, así como la reducción en el índice de quejas y reclamos por parte del Administrado hacia la entidad, como consecuencia inmediata de la transformación digital. Hoy, en el año 2022, este nuevo sistema se está mejorando diariamente para optimizar aún más procesos, ya sea de atención al cliente, evaluación de expedientes, archivo de documentación, entre otros, con la finalidad de acabar con los trámites presenciales, el archivo de documentación física de la entidad y lo más importante, poder cumplir con los plazos establecidos para cada trámite.