Mejora de procesos en la gestión de tramites de la oficina de servicios académicos de una universidad privada

Abstract

En los últimos años debido a la pandemia del Covid19, el sector de educación superior tuvo que adaptarse de una educación presencial a una educación virtual, y simultáneamente sus procesos de atención al estudiante para cubrir sus necesidades. En ese sentido, este trabajo de suficiencia profesional plantea una propuesta de mejora en los procesos en la atención de los requerimientos de los alumnos que son atendidos por el área de Servicios Académicos de la Facultad de una Universidad Privada, la cual puede ser replicada por otras Facultades y otras instituciones. En primer lugar, se identifica dentro de la gestión académica cuáles son los procesos que necesitan mejorar el nivel de atención o servicio, pues son los que generan alta carga de correos electrónicos y atenciones de manera manual, contribuyendo con una sobrecarga en las tareas del personal y por ende un deterioro en la satisfacción de los alumnos. La implementación de esta mejora contribuirá con el ordenamiento de los requerimientos de los alumnos, así como la obtención de reportes que permitan tomar decisiones oportunas. Adicionalmente, estas mejoras permiten tener una perspectiva de automatización a mediano plazo, alineándose al replanteamiento del plan estratégico de la institución. Finalmente, este trabajo busca tener un impacto positivo en el proceso de atención al alumno debido a en el sector de servicios la tendencia es responder más rápidamente a las necesidades de los usuarios, logrando su fidelización y teniendo la capacidad de gestionar la información de nuevos alumnos.