Propuesta de mejora para incrementar la eficiencia y adaptar los procesos del departamento de administración de servicios de tercerización en una empresa del sector minero ante la propagación y nuevas medidas por el virus SARS-COV-2 (COVID 19)

Abstract

El Departamento de Administración de Contratos de terceros de la empresa minera analizada, tiene problemas de demoras y poca eficiencia en sus diversos procesos, estos problemas se han acrecentado ante la crisis por el virus SARS-COV-2 causante de la enfermedad Covid-19 que el mundo viene enfrentando. Antes de la pandemia los procedimientos analizados implicaban múltiples reuniones presenciales, envío y recepción de documentos y expedientes en físico, firmas y aprobaciones personales, actividades que además de alargar y hacer poco eficiente el proceso, ante la situación de emergencia son imposibles de ejecutar, pues ponen en riesgo la salud y seguridad de las personas. Considerando la problemática descrita, y el fuerte impacto que tiene para la organización el garantizar la disponibilidad de los servicios de empresas contratistas, es fundamental mejorar, rediseñar, y estandarizar nuevos procedimientos de contrataciones, proponiendo un cambio general sin precedentes en este departamento. Para ello se ha trabajado con los 03 procesos más importantes del área: Proceso de Licitación, Proceso de Contratación y Proceso de Aprobación de Valorizaciones. Se realizó un diagnóstico y análisis exhaustivo de la situación actual, los procedimientos manejados antes y después del inicio de la pandemia, analizando las diferentes actividades, tiempos y recursos utilizados, así como demoras y actividades que no agregan valor, o no estén acordes a las medidas de distanciamiento social por la Covid-19 y pongan en peligro la salud y vida de las personas. La propuesta de mejora se plantea en dos etapas, en la primera se usan metodologías de mejora de procesos y calidad como: Lean Servicie, Digitalización de Procesos, Estandarización de Procesos, vi Poka Yoke, Andon y Kaizen, buscando incrementar la eficiencia y por medio de la digitalización adaptar los procedimientos al teletrabajo, respetar las medidas y protocolos de salud y seguridad por Covid-19, además se busca reducir al máximo los errores, demoras y re-procesos, todo enmarcado en una ambiente de mejora continua. En la segunda etapa se utiliza la Metodología ASAP, para poder a largo plazo implementar en la empresa un Sistema de planificación de recursos empresariales o ERP SAP. De acuerdo a lo analizado, los procesos actuales de la organización no cumplían con los KPIs, y el promedio de tiempos para los procesos de Licitación, Contratación y Valorizaciones eran de 79.7 días, 44.7 días y 31.4 días, identificándose aprobaciones repetitivas, documentos y actividades innecesarios, demoras en aprobaciones y flujo de información. Como resultado final se obtuvieron nuevos procedimientos debidamente diagramados y estandarizados. Con las mejoras propuestas, se espera alcanzar un incremento promedio en la eficiencia de los procesos equivalente al 24.1% de mejora en el Procesos de Licitación, un 31.2% de mejora en el Proceso de Contratación y un 31.5% de mejora en el Proceso de aprobación de Valorizaciones, además de Cumplir con los protocolos por Covid-19. Finalmente con el análisis económico realizado, se demuestra que las mejoras serían rentables y beneficiosas, a corto, mediano y largo plazo para la organización.